العمل في مكتب متعدد الموظفين: مدونة سلوك راقية

محمد عبد الكريم يوسف

الملخص
يتناول هذا البحث ظاهرة العمل في المكاتب متعددة الموظفين (المكاتب المفتوحة) من منظور سلوكي
وتنظيمي، مستعرضًا الأسس النظرية لمدونات السلوك الراقية في بيئات العمل المشتركة، وأبعادها
العملية، وتأثيرها في الأداء الوظيفي والرضا الوظيفي. تستند هذه الدراسة إلى مراجعة منهجية للأدبيات
الأكاديمية والممارسات المؤسسية المعتمدة في جامعات وشركات عالمية. توصل البحث إلى أن نجاح بيئة
المكتب المفتوح يتوقف بشكل حاسم على وجود مدونة سلوك واضحة ومتفق عليها بين الموظفين، تغطي
أبعادًا متعددة تشمل احترام الخصوصية، إدارة الضوضاء، التعامل مع الروائح، آداب الاجتماعات،
والنظافة الشخصية والمشتركة. كما أظهرت المراجعة أن المكاتب المفتوحة تحقق فوائد في التعاون
وتبادل المعرفة، لكنها تفرض “ضريبة إنتاجية” ما لم تُرافق بضوابط سلوكية صارمة، وأن غياب المدونة
السلوكية يؤدي إلى تفاقم التوترات وتآكل الرضا الوظيفي.

1. مقدمة
   شهدت العقود الأخيرة تحولًا جذريًا في تصميم أماكن العمل، حيث حلّت المكاتب المفتوحة (Open-
   Plan Offices) تدريجيًا محل المكاتب المغلقة التقليدية. تشير الإحصاءات إلى أن نحو 80% من
   المكاتب في الولايات المتحدة هي مكاتب مفتوحة، وما يقرب من نصف العاملين في بريطانيا يعملون في
   بيئات مفتوحة، وعلى المستوى العالمي يعمل 23% من موظفي المكاتب في أماكن عمل مفتوحة. وقد
   دفع هذا التحول – المدفوع بتكاليف العقارات المرتفعة والرغبة في زيادة التعاون والتواصل بين
   الموظفين – الباحثين والممارسين على حد سواء إلى التساؤل: كيف يمكن للفرق العمل بانسجام في بيئة
   يفتقد فيها الأفراد إلى الخصوصية والحدود المادية؟ وما هي “مدونة السلوك الراقية” التي تضبط
   التفاعلات اليومية في هذا الفضاء المفتوح؟
   تشير الأدبيات الأكاديمية إلى أن المكاتب المفتوحة تتطلب من الأفراد مشاركة فضاء مشترك، حيث يمكن
   أن يؤدي انتهاك القواعد الاجتماعية (الصريحة أو الضمنية) إلى حالات من عدم الاحترام والتي، إذا لم
   تُعالج، قد تتسبب في مشكلات أكبر. ومن هنا تبرز أهمية “مدونة السلوك” (Code of Conduct)
   كمجموعة من الإرشادات التي تحدد السلوك المقبول والمعايير الأخلاقية للموظفين، وتعمل كخريطة
   طريق توضح كيفية تصرف الموظفين في مختلف المواقف.
   يهدف هذا البحث إلى استكشاف مكونات مدونة السلوك الراقية في المكاتب متعددة الموظفين، من خلال
   مراجعة الأدبيات الأكاديمية والممارسات المؤسسية المعتمدة. سيتناول البحث أربعة محاور رئيسية: (1)

الأسس النظرية لسلوكيات العمل في الفضاءات المفتوحة، (2) أبعاد مدونة السلوك الراقية، (3) العلاقة
بين مدونة السلوك والأداء الوظيفي، (4) التحديات والتوصيات.

2. الأسس النظرية لسلوكيات العمل في الفضاءات المفتوحة

2.1 نظرية المسافة الشخصية
يرتبط فهم سلوكيات العمل في المكاتب المفتوحة ارتباطًا وثيقًا بمفهوم “المسافة الشخصية” كما صاغها
عالم الأنثروبولوجيا إدوارد ت. هول. فقد وصف هول المسافة التي تتراوح بين متر واحد تقريبًا بين
شخصين أو أكثر بأنها المسافة التي يشعر فيها الجميع بالراحة. وفي المكتب المفتوح، حيث تختفي
الحواجز المادية، يصبح احترام هذه المساحة الشخصية تحديًا يوميًا يتطلب وعيًا سلوكيًا مستمرًا.

2.2 نظرية الأحداث الانفعالية في مكان العمل
تبنت إحدى الدراسات الرائدة نموذج السلوك في بيئة المكتب المفتوح استنادًا إلى نظرية الأحداث
الانفعالية (Affective Events Theory). ووفقًا لهذا النموذج، فإن تصورات الموظفين لخصائص
المكتب المفتوح – وخصوصًا الخصوصية الصوتية والخصوصية البصرية والكثافة المكتبية – تؤثر في
مشاعرهم (كالانفعال) وتصوراتهم لملاءمة الفضاء، مما ينعكس بدوره على رضاهم الوظيفي وانخراطهم
في العمل وأدائهم.

2.3 الأعراف الاجتماعية في الفضاءات المشتركة
تشير الأبحاث إلى أن المكاتب المفتوحة هي بيئات عمل تتطلب من الناس مشاركة فضاء مشترك، حيث
يمكن أن يتسبب انتهاك الأعراف الاجتماعية (المعلنة أو غير المعلنة) في حالات من عدم الاحترام. وقد
تناولت دراسات متعددة “آداب المكتب المفتوح” كاستجابة لهذا التحدي الاجتماعي، حيث تعمل هذه الآداب
كآليات غير رسمية لضبط السلوك والحفاظ على الانسجام.

3. أبعاد مدونة السلوك الراقية في المكاتب المفتوحة
   استنادًا إلى المراجعة المنهجية للأدبيات الأكاديمية والممارسات المؤسسية من جامعات مثل جامعة
   كاليفورنيا في سان فرانسيسكو، وجامعة نيوكاسل، وجامعة ولاية أوريغون، وجامعة كيس ويسترن
   ريزيرف، بالإضافة إلى دراسات أكاديمية محكمة، يمكن تصنيف أبعاد مدونة السلوك الراقية في المكاتب
   متعددة الموظفين على النحو التالي:

3.1 احترام الخصوصية والحدود الشخصية

يشكل احترام الخصوصية الركيزة الأولى لأي مدونة سلوك في المكتب المفتوح. ففي بيئة تفتقر إلى
الأبواب، يصبح من الضروري وضع آليات تعويضية تحمي مساحة الفرد النفسية والمادية. تشمل هذه
الآليات:
 الاستئذان قبل المقاطعة: رغم عدم وجود أبواب تفضي إلى مساحة عمل كل موظف، إلا أنه من
غير المقبول الاقتراب والبدء بالحديث مباشرة. ينبغي أولاً السؤال عما إذا كان بالإمكان المقاطعة.
 استخدام الإشارات البصرية: يمكن استخدام إشارات واضحة تدل على أن الموظف مشغول ولا
يرغب في أن يُقاطع، كعلامة “ممنوع الإزعاج”، أو ارتداء سماعات الرأس، أو انحناء الرأس فوق
العمل.
 عدم الدخول إلى مساحة عمل الآخرين دون دعوة.
 احترام خصوصية الشاشات: عدم التطلع إلى شاشات الزملاء.

3.2 إدارة الضوضاء والصوت
تعد الضوضاء أحد أكثر التحديات إلحاحًا في المكاتب المفتوحة. وقد أظهرت الدراسات أن زيادة المشتتات
قد تضعف التعاون وتزيد من أعراض التوتر. وتشمل قواعد إدارة الصوت:
 استخدام سماعات الرأس: عند الاستماع إلى الموسيقى أو الفيديوهات أو البودكاست، يجب
استخدام سماعات الرأس احترامًا لتفضيلات الزملاء.
 خفض صوت الهواتف: ضبط هواتف المكتب والهواتف المحمولة على مستوى صوت منخفض
جدًا، ووضع الهواتف المحمولة على وضع الاهتزاز عند الإمكان.
 تجنب الصراخ عبر المسافات: عدم مناداة زميل بعيد بصوت مرتفع، والذهاب إليه بدلًا من ذلك.
 نقل الاجتماعات المطولة إلى غرف الاجتماعات: إذا تحولت “تحديث سريع” إلى محادثة معمقة،
ينبغي الانتقال إلى غرفة اجتماعات للسماح للباقين بالتركيز في عملهم.
 نقل المكالمات الشخصية إلى فضاء منعزل.

3.3 التعامل مع الروائح
تشكل الروائح مصدرًا خفيًا للتوتر في المكاتب المفتوحة، إذ تميل الروائح القوية إلى الانتشار في
الفضاءات الضيقة. وتشمل الإرشادات:
 تجنب الأطعمة ذات الروائح النفاذة في مكتب العمل: تناول وجبات مثل السمك أو الكاري في
مناطق الطعام بدلاً من المكتب.
 الاعتدال في استخدام العطور والكولونيا: فبعض الزملاء قد يعانون من الصداع نتيجة الروائح
القوية.
 التخلص من فضلات الطعام بشكل مدروس.

3.4 آداب الاجتماعات والعمل الجماعي
تمثل الاجتماعات جانبًا حاسمًا في حياة المكتب المفتوح، وتحتاج إلى ضوابط خاصة:

 عدم عقد الاجتماعات في مساحة العمل: إذا كان لديك وقت لتحديد موعد اجتماع، فخطط لعقده في
مكان مناسب.
 نقل النقاشات المطولة: إذا تحول نقاش مرتجل إلى موضوع شيق أو جدال محتدم، انقله إلى موقع
أكثر ملاءمة.
 استخدام غرف “الهدوء” للعمل المركز: توفر هذه الغرف ملاذًا من الضوضاء.

3.5 النظافة والمسؤولية المشتركة
تعد النظافة في الفضاءات المشتركة مسؤولية جماعية:
 تنظيف مكان العمل بعد الاستخدام: التخلص من النفايات في الأماكن المخصصة، وترك المكان
كما وجدته أو أفضل.
 الحفاظ على المكتب مرتبًا: هذا مهم بشكل خاص في أنظمة “المكاتب الساخنة” (Hot
Desking).
 المساهمة في تحسين الفضاءات المشتركة: إذا رأيت فرصة لتحسين المكان بتنظيف ما تركه
الآخرون، فافعل.

3.6 اللباقة والدبلوماسية في التعامل مع الخلافات
تتطلب البيئة المفتوحة مهارات تواصل متطورة:
 المعاملة بالمثل: تذكر أن ليس الجميع يشاركونك نفس القيم، لكن اعتماد سياسة “عامل الناس كما
تحب أن يعاملوك” هو معيار جيد لضمان وئام مكان العمل.
 التعامل المباشر بلطف: إذا أزعجك سلوك زميل، فعادة ما يكون غير مدرك لذلك. إذا تحدثت معه
بانفتاح وأدب، فغالبًا سيسعد بالتوقف عن السلوك المزعج.
 احترام خصوصية المحادثات المسموعة: إذا سمعت بالصدفة محادثة كان من المفترض أن تبقى
خاصة بين المتحدثين، احتفظ بها لنفسك وحاول نسيان الموضوع.
 التعامل مع الشكاوى بجدية: إذا اقترب منك شخص بشكوى، فالأرجح أن الأمر يزعجه حقًا. خذ
لحظة لمناقشة كيفية حل المشكلة بأدب.

3.7 الصحة والمرض
تشكل الصحة العامة بعدًا مهمًا في مدونة السلوك:
 البقاء في المنزل عند المرض: من أكبر شكاوى الزملاء قدوم شخص مريض إلى العمل، وهذا
مزعج بشكل خاص في المكتب المفتوح حيث يكون الجميع على مقربة متبادلة.

4. مدونة السلوك والأداء الوظيفي: بين الفوائد والتحديات

4.1 فوائد المكاتب المفتوحة في ظل وجود مدونة سلوك
تشير الأبحاث إلى أن المكاتب المفتوحة يمكن أن تعمل بفعالية عندما تتوفر شروط معينة. فقد وجدت
دراسة أجريت على فرق مهنية مختلفة أن الفرق كانت لديها تجارب إيجابية بشكل عام في المكاتب
المفتوحة، خاصة عندما كانت تشترك في أهداف مشتركة وتعدّل سلوكها لمراعاة تفضيلات الزملاء فيما
يتعلق بالضوضاء. وقد قدّر الموظفون الحصول على مساعدة فورية من أعضاء فريقهم في المكتب
المفتوح، بدلاً من التشتت أو مواجهة مشكلات في الخصوصية. كما نظروا إلى المقاطعات على أنها
فرصة لمساعدة الآخرين، وليس كمشكلة.
كما أظهرت الدراسة أن المكاتب المفتوحة مناسبة للتعاون الذي يتطلب من الموظفين التفاعل بشكل متكرر
في مهام مترابطة، حيث تسمح بالتبادل السريع للمعلومات في العديد من التفاعلات القصيرة. ويمكن
للمبتدئين في الفرق أن يتعلموا من خلال ملاحظة الخبراء وطرح الأسئلة عليهم.

4.2 “ضريبة الإنتاجية” وتكاليف غياب المدونة
على الجانب الآخر، توصلت مراجعة منهجية حديثة إلى أن المكاتب المفتوحة يمكن أن تقلل تكاليف
العقارات لكنها تؤدي إلى مستويات أداء أقل، مما يفرض “ضريبة على الإنتاجية” تفوق التوفير الأولي في
التكاليف.
وقد كشفت دراسة عن عمال المكاتب المفتوحة أن 15% منهم had خلافًا مع زميل، و12% شعروا
بالإحباط، و8% لم يكونوا راضين عن وظيفتهم، و11% قالوا إنهم لا يؤدون عملهم بفعالية. وتشير هذه
النتائج إلى أن غياب مدونة سلوك واضحة ومتفق عليها يمكن أن يحول فوائد المكتب المفتوح إلى تكاليف
بشرية وتنظيمية كبيرة.

4.3 دور القواعد الرسمية وغير الرسمية
تشير دراسة إلى أن القواعد الخاصة بمشاركة الفضاء مهمة لنجاح المكتب المفتوح، حيث تساعد
الموظفين على إدارة الآثار السلبية. وقد توصلت الدراسة إلى نمطين في وضع هذه القواعد: في بعض
الفرق، كانت القواعد نتيجة نقاش رسمي، بينما في فرق أخرى كانت القواعد غير رسمية وتطورت
بمرور الوقت.
وتشير الأدلة إلى أن الفرق التي تجري نقاشًا رسميًا حول قواعد المشاركة تكون أكثر قدرة على تحقيق
التوازن بين فتح قنوات التواصل والحفاظ على مساحة للتركيز. وقد استخدمت إحدى الفرق التي درستها
الباحثة أعلامًا للإشارة إلى “عدم المقاطعة”، واتفقت على تقليل المحادثات في المكتب، مع توفير غرف
منفصلة للعمل الهادئ.

5. مناقشة: نحو مدونة سلوك راقية في المكاتب متعددة الموظفين
   يمكن استخلاص عدة استنتاجات رئيسية من هذه المراجعة:

أولاً: نجاح المكتب المفتوح ليس مسألة تصميم معماري فحسب، بل هو مسألة سلوكية في المقام الأول.
فالفضاء المفتوح قد يكون أداة للتعاون والإبداع، أو قد يكون مصدرًا للإحباط والتوتر، وذلك يتوقف بشكل
كبير على جودة العلاقات والتفاهمات السلوكية بين شاغليه.
ثانياً: مدونة السلوك الراقية ليست مجرد قائمة من “اللوائح” الجافة، بل هي ثقافة حية تتشكل عبر الحوار
المفتوح بين الزملاء، والتكيف المستمر مع الاحتياجات المتغيرة. وقد أظهرت الدراسات أن الفرق التي
تناقش قواعدها بشكل صريح تحقق نتائج أفضل من تلك التي تترك الأمور للحدس.
ثالثاً: هناك توتر جوهري في المكتب المفتوح بين الحاجة إلى التعاون والحاجة إلى التركيز، وبين
الانفتاح والخصوصية. وتتمثل مهمة مدونة السلوك الراقية في إدارة هذا التوتر بدلاً من محاولة حله بشكل
نهائي. وتشير الأدلة إلى أن توفير مساحات هادئة للعمل المركز، إلى جانب الفضاءات المفتوحة للتعاون،
هو الحل الأكثر فعالية.
رابعاً: يلعب القادة والمديرون دورًا محوريًا في ترسيخ مدونة السلوك. فمن خلال تحديد قواعد واضحة
حول كيفية التواصل مع المديرين والزملاء، يمكن للقادة أن يرسموا نموذجًا للسلوك الراقي. كما أن تدخل
المدير في حالات الخلافات – سواء بشكل مباشر أو عبر التوجيه – يمكن أن يمنع تفاقم المشكلات.

6. الخاتمة
   يُظهر هذا البحث أن العمل في مكتب متعدد الموظفين (مكتب مفتوح) يمثل تحديًا تنظيميًا وسلوكيًا
   متكاملاً، يتطلب أكثر من مجرد تصميم معماري جيد. فالمكتب المفتوح، بكل ما يوفره من فرص للتعاون
   وتبادل المعرفة، يحمل في طياته مخاطر حقيقية تتمثل في فقدان الخصوصية، وزيادة المشتتات، وتآكل
   الرضا الوظيفي، ما لم يُرافق بمدونة سلوك راقية وواضحة.
   وتشمل هذه المدونة – استنادًا إلى المراجعة المنهجية للأدبيات والممارسات المؤسسية – أبعادًا متعددة:
   احترام الخصوصية والحدود الشخصية، إدارة الضوضاء والصوت، التعامل مع الروائح، آداب
   الاجتماعات، النظافة والمسؤولية المشتركة، اللباقة في التعامل مع الخلافات، والوعي الصحي. وتشير
   الأدلة إلى أن الفرق التي تناقش هذه القواعد بشكل صريح وتضع آليات واضحة للالتزام بها، هي الأكثر
   قدرة على جني فوائد المكتب المفتوح وتجنب تكاليفه.
   وتوصي هذه المراجعة المنظمات بالاستثمار ليس فقط في تصميم المساحات المفتوحة، بل أيضًا في بناء
   ثقافة سلوكية راقية عبر ورش عمل، ونقاشات مفتوحة، وتوجيه قيادي مستمر. كما توصي بإجراء المزيد
   من الدراسات الطولية التي تتعقب تطور مدونات السلوك في المكاتب المفتوحة وتأثيرها في الأداء على
   المدى البعيد. ففي النهاية، المكتب المفتوح ليس مجرد مساحة مادية، بل هو انعكاس لثقافة المنظمة
   وقيمها، ومدونة السلوك الراقية هي الجسر الذي يربط بين التصميم المعماري والانسجام الإنساني.

قائمة المراجع

1. Gerlitz, A., et al. (2023). The productivity tax of new office concepts:
   A comparative review of open-plan offices, activity-based working,
   and single-office concepts. Management Review Quarterly, 1-31.
2. Węziak-Białowolska, D., et al. (2018). Turning the Mirror on the
   Architects: A Study of the Open-Plan Office and Work Behaviors at
   an Architectural Company. Frontiers in Psychology, 9, 2178.
3. Irving, G. (2018). Open-plan offices can work – if you follow these
   rules. Sydney Morning Herald.
4. University of California, San Francisco (UCSF). Working Together in
   Shared Spaces: Best Practices & Shared Etiquette.
5. University of Newcastle. (2017). Health and Wellness Alert – Open
   Plan Office Etiquette, Number 17-07.
6. Oregon State University (OSU) Portland Center. Community Shared
   Space Code of Conduct.
7. Case Western Reserve University. Open Office Environment:
   Maximizing Benefits, Minimizing Distractions.
8. Macquarie University. (2019). The open plan office rules of
   engagement. This Week.
9. Wiesner-Hager. The brief code of conduct for open plan offices.
10. Salvadori, F., Hindmarsh, J., & Heath, C. (2022). Reconciling
    knowledge sharing with individual tasks: interaction and interruptions
    in the open-plan office. Culture and Organization.