خدمات واستشاراتقانون وعلوم سياسية و إدارية

كيف تحرر محضرا إداريا جيدا؟

 
ح ش  سوداني
يلعب تسجيل أو كتابة المحضر واعداد التقرير الدوري دورا مهما في التنظيم بمختلف اشكاله سواء كان حزبيا أو اجتماعيا ورياضيا أو مهنيا . الخ .
فالمحضر هو ذاكرة التنظيم الذي يجب الرجوع اليه في حالة الاختلاف في قرار أو وقائع.
أما التقرير الدوري فيعتبر مهما لمراجعة سير تنفيذ القرارات والعمل والخطط حسب الاولويات ، وجرد حصيلة النشاط والعمل بسلبياته ايجابياته ، بهدف قياس سير التنظيم ، ومتابعة حصيلة تنفيذ الخطة ،ومعالجة اسباب الاخفاقات والاستفادة من دروس التجربة السابقة ، ووضع خطة عمل جديدة.
عليه تعتبر تحسين وتجويد مهارات تسجيل المحضر وكتابة التقرير الدوري مهمة لسهولة وسلاسة المتابعة، باقصر الطرق.
2
كيف نسجل ونعد محضرا وتقريرا جيدا؟
نقدم فيما يلي نقاط لهذه الحلقة الدراسية لخطوات تسجيل المحضر وكتابة التقرير الدوري ، بهدف تطويرها واكمالها من خلال المناقشة والتجربة العملية:
أولا: كيف نكتب محضرا جيدأ؟
* ما هو المحضر؟
المحضر وثيقة مهمة يتم فيها تسجيل وقائع الاجتماع ، وتاريخه ورقمه ، مع توضيح أهم مناقشات الحضور والقرارات التي تم اتخاذها، وتحديد من سينفذها ، وهي وثيقة لا غني عنها لمراجعة ومتابعة تنفيذ القرارات التي اتخذت في الاجتماع، ولاعداد التقرير الدوري السنوي أو غيره للهيئة أو التنظيم، ويحتفظ به في مكان آمن مع ارفاق جميع التقارير والمذكرات التي تم تقديمها ، للمتابعة وإعداد التقرير الدوري.
لأهمية المحضر ، لا بد من الاهتمام به من حيث الشكل والمحتوي ، والتسجيل الدقيق له ، بحيث يبرز اهم الواجبات والقرارات التي اتخذها الاجتماع.
* ما هي خطوات تسجيل المحضر؟
قبل بداية الاجتماع ، يتم تسجيل :
أ – رقم الاجتماع .
ب- تاريخ الاجتماع باليوم والشهر والسنة والساعة.
ج – الحضور والغياب وأسباب الغياب ، يتم تسجيل الحضور مباشرة اذا كان العدد قليلا ، أما اذا كان العدد كبيرا، فيتم تمرير ورقة لتسجيل أسماء الحضور ، ومراجعتها.
د – أجندة الاجتماع.
ه – تحديد زمن الاجتماع ، وزمن كل جند ، وعدد الدقائق لكل متحدث بالتساوي بعد قسمة زمن الجند علي عدد الحضور.
و – تحديد رئيس الاجتماع.
ز- مراجعة المحضر السابق :
قبل بداية الاجتماع تتم مراجعة قرارات وواجبات المحضر السابق ، ما أُنجز ، وما لم يُنجز ، والاسباب التي حالت دون الانجاز ، والمساعدات المطلوبة في حالة وجود صعوبات في التنفيذ ، وهذه خطوة مهمة ، اذ أنه بدون تنفيذ القرارات السابقة ، يصبح من العبث اتخاذ قرارات جديدة ، فمن سمات الاجتماعات الناجحة هي التي يتم فيها تنفيذ القرارات والواجبات وتحويل الخطط الي واقع ، بالتالي يتقدم التنظيم الي الأمام.
ح – في كل جند من أجندة الاجتماع يتم تسجيل القرارات بوضوح ، وطريقة اتخاذها سواء باجماع الحضور أو بالتصويت في حالة الخلاف ،بعد كتابة المقترحات واسماء مقترحيها ، وتسجيل نتيجة التصويت، مع تسجيل عدد اصوات الأغلبية المؤيدة ، وعدد اصوات الأقلية الرافضة، وعدد الممتنعين عن التصويت، مع تحديد من يتفذ القرارات.
ط- طريقة تسجيل المحضر بالكتابة الفورية داخل الاجتماع مع تسجيل صوتي اذا امكن، للمزيد من الدقة.
ك – كتابة النقاط الرئيسية وعدم الغرق في التفاصيل، حسب تسلسل الأحداث ، وتدوين المحضر بصيغة الماضي، مع عدم كتابة الرأي الشخصي لكاتب المحضر، وعدم تردد كاتب المحضر في مقاطعة المتحدث بطريقة لطيفة لاستيضاح نقطة معينة ، وتلاوة القرارات في نهاية كل جند علي الحضور للتأمين عليها أو تعديلها.
ي – في الاجتماعات الموسعة التي تتطلب رأي الأعضاء في مناقشة عامة أو وثيقة صادرة من القيادة أو حول قضية محددة ، يتم تسجيل رأي كل عضو بوضوح ودقة ، ويتم تلخيص المحضر ومراحعته في الهيئة أو السكرتارية ، قبل رفعه للهيئة الأعلي.
في نهاية الاجتماع يتم تلخيص القرارات وتحديد واجبات كل زميل ليسجلها لمتابعة التنفيذ ، وارسال خطابات للهيئات المعنية بالتنفيذ ، والافراد من خارج الاجتماع للتنفيذ والمتابعة، ويتم تحديد زمان ومكان الاجتماع القادم، وكتابة زمن انتهاء الاجتماع.
ك – يتم حفظ المحاضر وتأمينها جيدا ، فهي تمثل ذاكرة التنظيم أو الفرع أو الهيئة .
ل – يتم اعداد التقرير السنوي في نهاية العام والتي تشكل المحاضر مرجعا مهما في إعداده.
م – . بعد إعداد التقرير السنوي ، تحفظ المحاضر في مكان بعيد أو اعدامها مع التقادم ، مع الاحتفاظ بنسخ من التقارير السنوية في الارشيف للرجوع اليها، ولمتابعة تقدم أو تراجع التنظيم.
ثانيا التقرير الدوري :
تقرير النشاط السنوي أو نصف السنوي.الخ ، يشكل وقفة مهمة في نشاط الهيئة خلال الفترة الماضية ،يتم فيه استعراض ما أُنجز وما لم يُنجز من الخطة السابقة ، والصعوبات التي حالت دون الانجاز ، وتقييم نشاط الهيئة بتحديد الايجابيات والسلبيات والخطة لتجاوز السلبيات ، وتقييم أداء الزملاء في الهيئة، وخطة العمل للفترة القادمة.
بالتالي مهم الاعداد الجيد للتقرير من حيث الشكل والتبويب ، وعدم الخلط في كتابته بين المقال والتقرير ، فالتقرير يركز علي الوقائع ، وقصير وموجز يتم كتابته لهدف محدد ، مع تحديد المشكلة المراد حلها بوضوح ، والتسلسل الزمني للاحداث، وتحليلها وتقييم حصيلة النشاط ، وتقديم خطة أو مقترحات ، مع الاشارة لمراجع التقرير.
كيف تقدم تقريرا ناجحا؟
يمكن تلخيص الخطوات لتقديم تقرير ناجح في الآتي:
1- كتابة عنوان التقرير ، الفترة الزمنية للتقرير ، ملخص موجز له ، مع تقديم المحتويات ، الغرض من التقرير ، المصادر التي اعتمد عليها التقرير، الخلاصة، و التوصيات أو خطة العمل القادمة.
2- مراجعة التقرير ومناقشته في الهيئة قبل رفعه للهيئة الأعلي واجازته ، مع التجويد اللغوي بتصويب الأخطاء المطبعية واللغوية.
3- يشمل التقرير تحديد عدد الاجتماعات المفترض عقدها ، وعدد التي تم عقدها، ونسبة نجاح الاجتماعات .
4 – تحديد الحضور والغياب ، وأسباب الغياب ، ونسبة حضور كل زميل من الاجتماعات التي تم عقدها.
5- تحديد القضايا التي ناقشتها تلك الاجتماعات والقرارات والواجبات التي تم اتخاذها ، ومتابعة تنفيذها ونسبة الانجاز.
6- لا يكون التقرير سردا فقط للاحداث ، بل من المهم تقييم حصيلة النشاط ، وتحليل الأسباب التي حالت دون تنفيذ أهداف الخطة والصعوبات التي حالت دون التنفيذ، مع تقييم حصيلة النشاط بايجابياته وسلبياته.
7- مهم جدا تبويب التقرير الي قسمين:
الأول يشمل الحياة الداخلية للتنظيم ، والثاني النشاط السياسي الجماهيري.
أ – الحياة الداخلية للتنظيم تشمل :
– انتظام الاجتماعات واللقاءات الدورية.
– تسديد الاشتراكات ( ارفاق التقرير المالي).
– مناقشة وثائق الحزب ورفع عائدها للقيادة.
– الردود علي الرسائل والواجبات الواصلة من القيادة، والمقترحات المرفوعة لها ( الصاعد والنازل).
– استلام المطبوعات الواصلة من القيادة ( تقرير المطبوعات الواصلة مع تاريخ استلامها – مرفق).
– العمل الفكري والثقافي : الدراسات والمحاضرات الثقافية والفكرية التي تم تقديمها ، سير العمل في حلقات المرشحين أو العضوية الجديدة ( تقرير عن العمل الثقافي والفكري والمرشحين – مرفق).
– حصيلة دراسة واقع المجال والدليل السياسي له، وتجديد الدراسة لمتابعة المتغيرات الجديدة..
– تأمين الهيئة من هجوم الأعداء.
ب – النشاط السياسي الجماهيري :
ويشمل نشاط الحزب الخارجي مثل :
– عدد البيانات الجماهيرية التي صدرت وتاريخها والموضوع الذي تناولته ، وملاحظات القراء حولها ، وعدد حلقات القراء حول التنظيم.أو الفرع.
– عدد الندوات الجماهيرية أو المقفولة التي تمت ، وتواريخها ، والمواضيع التي تناولتها مع خلاصة لملاحظات الجماهير ، خاصة اذا كانت الندوات مقفولة التي تتيح التفاعل المباشر.
– نشاط التنظيم الديمقراطي حول الفرع .
– سير العمل في النقابات في مجالات العمل .
– سير العمل في الأحياء ، العمل وسط الشباب ، النساء ، التحالف الديمقراطي في الحي.
– العمل في التعاونيات والأندية الرياضية ، والثقافية ، وتنظيمات اصحاح البيئة، والجمعيات الخيرية. الخ.
– المعارك الجماهيرية التي خاضها الفرع ، وتقييمها لاستخلاص دروسها، والاستفادة من عائدها في توسيع نفوذ الحزب والتنظيمات الديمقراطية حوله.
8 – واخيرا ، خطة العام الجديد.

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

زر الذهاب إلى الأعلى