الشركات الناجحة هي تلك التي تتحكم في نظم المعلومات و قواعد البيانات

 
احمد حسن عمر
يـشـهد العالـم تـطورا سريعا على المستوى الاقتصادي والسياسي والاجتماعي والتكنولوجي، ونـتـيجة لعمق هـذا الـتطور وسرعته في مجال تكنولوجيا المعلومات دخـل الـعالـم عصر مـجـتمع المعلومات، وتعد تقنية المعلومات من المستلزمات التي تسهل عمل نظم المعلومات ولاسيما نظام المعلومات الإدارية حيث أصبح نظام المعلومات الإدارية منهجا لمؤسسات الأعمال وركيزة مهمة لإدارة المؤسسة ومصدرا هامل لتعزيز قدراتها التنافسية ويحقق فرصا جديدة للمؤسسات التى تحاول تحقيق مزايا تنافسية والمشاركة فى حصص سوقية جديدة.
ولقد نما استخدام نظام المعلومات الإدارية في العقدين الأخيرين من قبل المؤسسات سواء العامة أو الخاصة، حيث أثبتت الدراسات أن عدد من هذه الأنظمة نجح في حين أن عدد منها أخفق نتيجة عوامل لم تؤخذ بالحسبان مثل إهمال ردود فعل المستخدم النفسية والعوامل التنظيمية من قبل مصممي النظام، وأن معايير نجاح نظم المعلومات قد تختلف من شخص إلى أخر، وتعد نظم المعلومات الإداريةMIS ، أحد أهم خمسة نظم فرعية لنظام المعلومات المعتمد على الحاسب الآلى و المتمثله فى نظم معالجة البيانات، نظم دعم القرار، النظم الخبيرة، الذكاء الصناعى ونظم المعلومات الإداريه.
تعريف نظم المعلومات الإدارية: (MIS) تعرف نظم المعلومات الإدارية بأنها نظام يجمع ما بين تقنية المعلومات وعلوم الحاسبات والإدارة بهدف بناء أنظمة حاسبات تكنولوجية تعمل على مساعدة المؤسسات المختلفة للقيام بأعمالها، من خلال المساعدة المكتبية والقيام بالمهام المحاسبية وتنظيم الاجتماعات، وكل ما يساعد المؤسسات في عملية اتخاذ القرار، بالإضافة إلى تخفيف المصاريف المالية في المؤسسات، وزيادة القدرة التنافسية في العمل، والتخلي عن جميع الأعمال الورقية لصالح الإلكترونية، وتعتبر نظم المعلومات الادارية متميزة عن غيرها من نظم المعلومات لانها تستخدم فى تحليل وتسهيل الانشطة الاستراتيجية والتشغيلية، كما انها مجموعة من أنظمة الحاسبات، التي صممت من أجل خدمة المدراء في المؤسسة، وتضع بين يدي المدير معلومات ترتبط بماضي المنشأة وحاضرها من حيث الأنشطة التى تقوم بها المؤسّسة، ومساعدتهم على عرض كافة المعلومات التي تتعلق بالعمليات الداخليه، وتأثيراتها الداخلية والخارجية بطريقة واضحة ومنظمة، بالإضافة إلى أن نظم المعلومات الإدارية تدعم مراحل التخطيط، وتوفير البيانات الضرورية فى الوقت المناسب لاتخاذ القرارات الفعالة .
وتعتبر نظم المعلومات الإدارية من ثمار تطبيق فلسفة دمج أساليب المعرفة والذى يقضى بالاستعانة بأساليب فروع المعرفة المختلفة فى دراسة وحل المشاكل الإدارية حيث يقوم على تطبيق مفاهيم ومبادئ نظرية النظم المطبقة فى علم الهندسة وفى مجال الإدارة والمحاسبة ويستعين مصمم نظام المعلومات بالمفاهيم والمبادئ لكل من التكامل، الشمولية، التوازن، المرونة ، الميكنة، الأسلوب العلمى ، الديناميكية الحركية والتجارب والواقعية .
ولنظم المعلومات الإدارية دور بارز في تجهيز ومعالجة البيانات للوصول إلى معلومات تتصف بالصحة والدقة والحداثة وتغطي أبعاد القرار بالكامل وتدعم أنشطة المؤسسة وعملياتها كما تمد الإدارة بالمعلومات النوعية عن البيئة الداخلية والخارجية من أجل المساهمة في صياغة وتطوير الخطط الإستراتيجية والتي تتراوح بين التكتيكية قصيرة الأجل وخطط إستراتيجية متوسطة المدى وخطط إستراتيجية طويلة المدى, كما يمكن القول بان نظم المعلومات تؤدي تأثيرا بالغا في الإستراتيجيات التنافسية وتعتبر نظم المعلومات أداة إستراتيجية لتحقيق تلك الميزة التنافسية كما تدعم المؤسسات في السيطرة على الأسواق وتزيد من حصة الشركة السوقية بعد الاستجابة للمؤثرات الخارجية وتدعم المؤسسات في تحقيق الإبداع والتطوير وتدعم المؤسسات في الارتقاء بمستوى العمليات لتحقيق الكفاءة في العمليات وتدعم المؤسسات في خفض التكاليف لدى الأنشطة والمنتجات والعمليات التى تساهم فى تقديم معلومات عن الجانب المادي للمؤسسة والجودة في إنتاجها.
ويتكون نظام المعلومات الإدارية من خمسة مكونات على النحو التالى :
1 ـ الأجـهـزة : أي نظام معلوماتي يجب أن يحوي على حاسبات آلية سواء شخصية أو متوسطة الحجم أو كبيرة أو شبكة من الحواسب المتنوعة .
2 ـ البرمجيات: وهي الأنظمة التي تشتغل بواسطتها الحاسبات و تنقسم إلى قسمين : تتمثل في برمجيات النظم و تعني تلك البرامج التي تساعد على تنفيذ العمليات مثل تـرتيب البيانات واسترجاعها من الذاكرة و برمجيات التطبيقات وهي التي تـقـوم بـتـشـغيل بـيانات المنظمة مثل برامج الأجور و المحاسبة و برامج التصنيع ، هذه البرامج يتم إعدادها من طرف مـختصين في الـبرمجة بالـمنظمة نـفسها أو الـحصول عـليها جـاهزة أمـا بـرامج الـنظم فـيتم الحصول عليها من طرف موردي الأجهزة
3 ـ قـواعـد البـيانات : وهي عبارة عن المخزن الذي يحوي على البيانات التي تصف كل الأحداث و العمليات الجارية في المنظمة و تكون مخزنة في شكل ملفات يدوية أو إلكترونية بواسطتها يعمل نظام المعلومات على تحويلها إلى معلومات لذلك تعتبر جد مهمة لأي نظام معلوماتي .
4 ـ الإجـراءات : هـي عمليات تـقوم بوصف و ترتيب مجموع الخطوات و التعليمات المحددة لإنجاز الـعمليات وتسمى بخريطة مسار النظام و تقوم بشرح ما الذي يجب عمله .
5 ـ الأفـراد(العنصر البشري) : هـو الـمورد الأساسي لتشغيل المكونات الأخرى و السيطرة عليها و يعتبر من أهم عناصر النظام حيث يقوم بتحليل المعلومات ووضع البرامج و إدارة نظم المعلومات .
وقد جاءت نظم المعلومات الإدارية كواحدة من النظم القادرة على جمع ومعالجة وتصنيف، وحفظ البيانات، والمعلومات التي يحتاجها متخذو القرارات للقيام بكافة الوظائف الإدارية ، من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة، وعلى كافة مجالات العمل في المنظمة، حيث شهدت المنظمات العامة والخاصة نقلة كبيرة في أنظمة المعلومات، تمثلت باستخدام الحاسب وقواعد البيانات وشبكات الاتصال، بالإضافة للوسائل التكنولوجية الأخرى التي ساهمت في وجود نظام معلومات يعتمد بشكل أساسي على استخدام الحاسب
نظم المعلومات الإدارية وأداء العاملين
ينظر للأداء على أنه من العمليات الإدارية الأساسية، ومن المواضيع الحساسة التي لابد منها عند التفكير، والتخطيط لعمليات التطوير في أي منظمة، فمن خلاله تتمكن الإدارة العليا من تصميم وإعداد برامج تطويرية تتناسب مع ظروف المؤسسه، واحتياجاتها ، وقدراتها الفعلية، ومن دون إجراء تقييم لأوضاعها سيكون من الصعب على المنظمة إعداد خطط وبرامج مناسبة.
ويعتبر أداء العاملين عصب التطوير الإداري حيث يتم من خلالها متابعة أداء الموظف وتحسين قدراته الوظيفيه، ولهذه العملية تأثيرات في سلوك الأفراد وجماعات العمل لجعل نتائج الأداء متماشية مع أهداف المؤسسه، وتعطي العامل القدرة على إنجاز المهام والواجبات الموكوله إليه وتطوير قدراته على تحمل مسؤليات إضافية تحقق له درجة عالية من الرضا الوظيفي، وتعطيه القدرة على التكيف مع بيئة العمل؛ وبذلك يمكن استكشاف العناصر المترتبة على الأداء البشري من حيث الكفاءة والإنتاجية، الأمر الذي ينعكس أثره على الفعالية الكلية للمؤسسه.
عناصر نظم المعلومات الإدارية:
لكى تتحقق إنتاجية نظام المعلومات الإدارية فلابد أن تكون مخرجاتها أكبر من المدخلات التي تتحصل عليها، حيث أن مخرجات النظام تأتي قيمتها من قدرتها على خدمة المستفيدين، لذلك فإن إنتاجية نظم المعلومات ترتبط بهؤلاء المستخدمين، ويمكن تحديد إنتاجية نظم المعلومات الإدارية من خلال العناصر التالية:
 التخطيط الفعال: عنصر أساسي لنجاح أي مهمة في أي مستوى تنظيمي.
 التوجيه الواضح: يعتبر التوجيه نتيجة التخطيط باعتباره يمد العاملين بالمعلومات اللازمة لتحديد المطلوب منه.
 السبل والإجراءات: تمثل السبل والإجراءات إطار العمل الضروري لإنتاجية المستويات التنظيمية.
 التدريب الملائم: إن الطريقة الصحيحة لأداء المهام و إنتاجية تلك المهام لن تتحقق إلا من خلال التدريب.
 البيئة المادية للعمل: يجب أن يتم التدريب آخذا في الاعتبار البيئة المادية للعمل من آلات ومعدات مثل مساحة المكان، درجة الإضاءة، التهوية، نوع الأثاث والألوان
 الأدوات الملائمة: تهتم معظم المؤسسات بالأدوات الملائمة في المستويات الدنيا من إدارة نظم المعلومات مثل الوسائل الطرفية، الحاسبات الشخصية، لغات البرمجة من الجيل الرابع.
 فعالية إدارة الوقت: يقل الفاقد في المستويات الدنيا لأن المهام محددة بينما يزداد هذا الفاقد في المستويات العليا.
 قياس الأداء: وهي خطوة ضرورية مرتبطة بالخطوة السابقة حيث يتم في هذه الخطوة قياس طريقة أداء الفرد لعمله وأثرها في تحقيق الأهداف وقياس الأداء.
 فعالية الاتصال: وهي الخطوة التي تربط الخطوات السابقة واللازمة للقيام بها ويتم الاتصال من خلال قنوات الاتصال و المعلومات المرتدة.
دور نظام المعلومات الإدارية في تحقيق المزايا التنافسية للمؤسسات
ظهرت المزايا التنافسية في أواخر السبعينيات وتستند على نجاح اليابانيين في اختراق الأسواق العالمية, ويمكن تعريف المزايا التنافسية على أنها الوضع الذي يتيح للمؤسسة الفرصة لتحقيق الأرباح العالية مقارنة بالمنافسين من خلال :
• تمييز منتجات المؤسسة عن منتجات المنافسين .
• التركيز على تجزئة سوقية محددة.
• الاقتصار على الإنتاج أو قنوات التوزيع .
• استخدام هياكل سعريه (تكلفة) ممنتقاه.
ويمكن ايجاز دور نظام المعلومات الإدارية في تحقيق المزايا التنافسية على النحو التالى:
1- تقليص مدة تسويق المنتج :
تمثل المده اللازمة لوصول المنتج إلى السوق عاملاَ في تحقيق التنافسية وخاصة عند طرح منتجا جديدا، وتوجد ثلاثة عناصر تساهم في تحديد المدة اللازمة لطرح المنتج في السوق وهي :
 الوقت المطلوب لإنجاز المهام مثل التصميم الهندسي, التصنيع …..
 الوقت المستنفذ بين المهام المنجزة كما هو الحال بالنسبة للتصميم المعاد عندما يبقى في الانتظار عند مهندسي الإنتاج لحين إتاحة فرصته في الإنتاج
 الوقت المستنفذ في إعادة العمل .
حيث يمكن لنظام المعلومات تقليص هذه المدد بسرعه انجاز المهام من خلال إتاحة المعلومات عند الحاجة إليها، وتقديم الدعم لإدارة المهام، حيث يؤدي إلى تقليص وقت تصميم المنتج بنسبة تتراوح بين (20%-30%) , ويصل التخفيض النموذجي في الوقت الضائع الكلي للإنتاج إلى (40%).
2- تحسين إنتاجية التصميم :
يتيح نظام المعلومات الأدوات الملائمة على النحو الذي يزيد من إنتاجية المهندسين, إذ أن وجود هذا النظام يوفر الأدوات الصحيحة للوصول إلى المعلومات بفاعلية , كما يمكن أن تختصر عملية التصميم ذاتها.
3- التحكم الأمثل بالمشاريع:
ينطوى تطوير المنتجات الجديدة على مخاطر عالية واستثمارات كبيرة في الأموال والوقت مع توقع اخفاقات , لذلك فإن معظم المنظمات تركز على التحكم الأمثل بمشاريع تطوير المنتجات إذ يرجع السبب الرئيسى لتأخر معظم مشاريع تطوير المنتج لكونها تقع خارج نطاق السيطرة بسبب الحجم الهائل من البيانات التي تتولد عن المشروع، لذا فإن نظام المعلومات يلعب دورا هاما في ابقاء المشروع ضمن السيطرة الدقيقة على المعلومات التي يعتمد عليها المشروع ,ويمكن تعزيز السيطرة من خلال التدفق الآلى للبيانات والمعلومات والتنفيذ الإلكتروني للإجراءات على النحو لذي يجعل من الاستحالة إهمال عملية الجدولة أو تجاهلها.
ومن ثم يتضح أن استخدام نظام المعلومات الإدارية يلعب دورا هاما في تحقيق المزايا التنافسية للمنظمة وله دور كبيرة في تعزيز هذه المزايا التنافسية.
كما يوجدُ علاقةُ بينَ تطبيقِ نظم المعلوماتِ الإداريةِ بكفاءةٍ وفاعليتةٍ في المؤسسه من جهةِ وبين الميزةِ التنافسيةِ من جهةِ أُخرى وذلـــــك على النحو التالى:
 تعملُ نظمُ المعلوماتِ الإداريةِ كــحلقةِ وصلٍ بين الخططِ الاستراتيجيةِ والسياساتِ الموضوعه لخدمةِ بيئةِ التنافسِ في الادارةِ العليا مع آليةِ تجهيزِ وتنفيذِ هذهِ الخطط ِالتي تمنح التميزِ أو الإبداعِ في إنتاجِ المنتجاتِ أو تقديمِ الخدماتِ في الادارةِ الدنيا، لذا فإنَّ هذهَ الانشطةَ جميعُها تمرُ من خلالِ دعمِ أنظمةِ الادارةِ الوسطى مثل نظمِ المعلوماتِ الإداريةِ ونظمُ دعمِ القراراتِ.
 تعملُ نظمُ المعلوماتِ الإداريةِ على خلقِ وإضافة قيمة جديدة لمنتجات الشركة وللخدمات المقدمة للعملاء، لذا فهي تعملُ على إضافةِ قيمةِ ضمن سلسلةَ من النشاطاتِ.
 نظرا لأن نظمَ المعلوماتِ الإداريةِ تمَّ بنائِها من أجلِ معالجةِ المدخلاتِ والحصولِ على مخرجاتِ تُستخدمُ في صناعة واتخاذ القراراتِ التنافسيةِ، لذا تُستعملُ نظمُ المعلوماتِ الإداريةِ في دعمِ الادارةِ العليا من خلالِ مدها بالمعلوماتِ الضروريةِ واللازمة لإعدادِ الخططِ ومواجهةِ المنافسة بينَ الشركاتِ ضمنَ حملاتِ شرسَة, وتحتاجُ الشركاتُ فى هذا المجال الى معلوماتِ عن البيئه الداخليةِ والخارجيةِ لمواجهةِ المنافسةِ, حيثُ تقومُ على معالجةِ البياناتِ والحصولِ على المعلوماتِ عن الماضي والحاضرِ كما تعملُ على استغلالِ نقاط القوةِ والتخلص من نقاطِ الضعفِ في البيئةِ الداخليةِ أو تحويلِها إلى فرص.
وتمتلكُ نظمُ المعلوماتِ الإداريةِ قدراتِ هائلةً لها فائدةٍ كبيرة في دورةِ حياةِ المؤسسة من خلال الآتىِ:
• دعمُ الادارةِ العليا (التخطيطُ الإستراتيجي – الميزةُ التنافسيةِ)
• القيامُ بأعمالِ الادارةِ الوسطى (معالجة البياناتِ بشكلُ أكثر كفاءةً وفاعليةً)
• دعمُ الادارةِ الدنيا (من خلالِ دعم الخدماتِ المقدمةِ أو دعمِ الانتاجِ والتنبؤ بكمياتِ الانتاجِ بشكل واقعي والتركيزِ على نوعيّةِ الخدمات المقدمةِ)
• تأثيرُ نظمِ المعلوماتِ الإداريةِ هو تأثيرُ منظميَ.
• المساعدةُ في توليدِ المعلوماتِ النوعيةِ ومزجِها بالخبراتِ المتنوعةِ واختبارها من أجل توليدِ المعارفِ الإداريةِ والتي لها أثرٌ بالغٌ في اعادة نصنيع أو استخدام الموادِ في أشكالٍ وقوالبٍ تواجه المنافسةِ وتتسق مع الاستراتيجيةِ ورؤيه ورسالة المؤسسه.
• تعملُ نظمُ المعلوماتِ الإداريةِ على دعمِ الميزةِ التنافسيّةِ من خلالِ دعمِ الأنشطةِ الرئيسيَّة (مثلُ: دعمِ المُدخلاتِ, ودعمُ عملياتِ المعالجةُ, ودعمُ المخرجاتِ, ودعمُ المبيعاتِ, ودعمُ العملياتِ التسويقيّة وخدمةُ العملاء), والأنشطةُ الثانويَّةِ (مثلُ: دعمُ المواردِ البشريّةِ, دعمُ البحثِ والتطويرِ وشراء مستلزمات الانتاج.
• أن إحدى عناصر البُنيه التحتيةِ هي التكنولوجيا (أنظمةُ المعلوماتِ مثلُ: نظمُ المعلوماتِ الإداريةِ والأدواتُ التقنيّةِ), لذَا يوجدَ تفاعلُ وتناسقُ بين هذهَ التكنولوجيا والبناء التنظيميّ وثقافةُ المنظمةِ، والقيادةُ واستراتيجيّةُ المؤسسه والمواردُ البشريةِ, وتأثيراتُ البيئه الداخليةِ والخارجيةِ لاستغلال نقاطِ القوةِ واعادة صياغة نقاطِ الضعفِ لنقاطِ قوةِ، واقتناصِ الفرصِ والتهديداتِ إلى فرصِ يمكن استغلالِها.
ومن ثم يتضح أن مفهوم نظام المعلومات الإدارية يختلف من شخص لأخر ومن مؤسسه لأخرى ومن وقت لأخر بحسب الجهة المستفيدة والغرض المنشود للنظام، فهى نظام متكامل يوفر المعلومات اللازمة للتخطيط والرقابة والعمليات في المنظمة من خلال توفير معلومات وصفية للماضي والحاضر وتوقع بالمستقبل ويقدمها في الوقت المناسب، كما يؤدي إلى نجاح المؤسسه وأصحاب المصالح في تحقيقها لأهدافها ويجعلها تسهم في تحقيق الميزة التنافسية.
ويسهم تطبيق نظم المعلومات في الشركات في تغيير تعاملات الشركة من ورقية الى الكترونية وهذا يؤدي بالضروره الى التخلص من الاساليب القديمه في اتخاذ القرارات وتبادل المعلومات، فبنظم المعلومات يتحول الهيكل التظيميني الهرمي الى هيكل مستوي تتنقل بينها المعلومات والبيانات بطريقة اكثر سلاسة وانسيابية ، وبالتالي يستطيع كل قسم الحصول على المعلومات الدقيقه بالوقت والكمية المطلوبة، وهذا يؤثر في اتخاذ القرارات السليمة سواء الاستراتيجية أو والتشغلية، وبالتالي تحقيق الاهداف الخاصه بكل قسم وبالتالي الهدف العام للشركة
لذا فإن دور نظام المعلومات الإدارية كبير وفعال في مختلف المؤسسات وذلك للأهمية البالغة التي يكتسيها، باعتباره يسعى إلى ربط النظم الفرعية للمؤسسه مع بعضها البعض وذلك بجعلها في نظام موحد ومتكامل، وهذا يتطلب مراقبة تدفق البيانات والمعلومات بين تلك الأنظمة بشكل دقيق، علاوة على التنسيق بين مختلف الأنشطة، وبالتالي ربط هذا النظام بالهدف العام المحدد والموثق من طرف المؤسسة ، وذلك من خلال المساعدة والمساندة في عمليات صنع واتخاذ القرار عبر جميع المستويات التنظيمية، وتنفيذ الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة.