سفيان منذر صالح
الوقت أكثر المفاهيم صلابة ومرونة في نفس الوقت، وكل منا في هذا العالم يستخدم عبارات ومصطلحات لوصف علاقته بالوقت، مع أن الوقت المتاح لبعض الناس هو نفسه المتاح للآخرين فكلنا نستخدم تقويم واحد يحدد اليوم 24 ساعة والأسبوع سبعة أيام والشهر ثلاثون يوماً والسنة اثني عشر شهراً. والإنسان يعيش في تناقض شديد عند استخدامه للوقت في الحياة العملية فيشعر أنه يملك الوقت عندما لا تكون أمامه أعمال كثيرة مطلوب إنجازها ويشعر أنه لا يملك الوقت أو يتحكم فيه عندما تكثر المهام والأعمال المطلوبة منه .
أهمية إدارة الوقت
الوقت مورد نادر لا يمكن إحلاله ، وغير قابل للتجديد والاختزان والتجميع والاستخراج والاستبدال ، لذلك لا بد من التعرف على الطريقة الأفضل لإدارته لتحقيق الاستفادة القصوى منه.
والوقت من موارد الإدارة المهمة وتكمن أهميته في أنه يؤثر على الطريقة التي تستخدم فيها الموارد الأخرى ، وهو رأس المال الحقيقي للإنسان وهو مقياس نجاح المنظمة، فالنجاح لا يقاس بتحقيق الأهداف وحسب ، بل متى تم تحقيقها؟ وما هي درجة الكفاءة والفاعلية التي أنجزتها؟
لذلك فإن دراسة الوقت لا تأتي من منطلق تغييره أو تعديله أو تطويره، بل من منطلق كيفية استغلاله بشكل فعال وتقليل الوقت الضائع هدراً دون أي فائدة أو إنتاج.
وبالنسبة للمنظمات بشكل عام فإنها تتعامل مع العديد من المتغيرات البيئية المختلفة. وتستطيع المنظمة السيطرة على بعضها، وتفقد قدرتها في التحكم والتأثير على بعضها الآخر، ويعتبر الوقت من المتغيرات البيئية الخارجية والتي ليس لها أية سلطة أو قدرة للتحكم فيها. فليس هناك من يستطيع تقديم أو تأخير الوقت أو حتى زيادته أو تقليله.
و يشكو البعض من ضيق الوقت المحدد لإنجاز أعمالهم ، ويحاولون إقناع الآخرين أنه لو توفر الوقت الكافي لعملوا أكثر، وحققوا المزيد من الإنتاج، ويضطر بعض المديرين إلى إكمال عملهم الرسمي في البيت أو بعد الدوام المحدد لهم لإنجاز ما تبقى من العمل، وعلى الرغم من أن ذلك يدل على الإخلاص والالتزام بالعمل فهو حقيقة أحد مظاهر سوء استغلال الوقت المحدد بطريقة جيدة.
وفي الدول النامية لا يعطى الوقت الأهمية اللازمة، ففي العديد من المؤسسات يهدر الكثير منه دون استغلال كامل، ويصرف من غير حساب في مجالات لا تتصل بالعمل الرسمي وهذا بدوره يمثل عبثاً على الإنتاجية والتكاليف.
كما أن الدول النامية تعاني من قلة الموارد، لذا عليها استغلالها بشكل أمثل، وعلى الرغم من أن الوقت عنصر مهم ويدخل بشكل أساسي في جميع العمليات الإدارية إلا أن أهميته ما زالت غير مدركة بشكل كبير، مما يؤدي إلى هدره وسوء استغلاله.
إدارة الوقت وعلاقتها بطبيعة وسلوك الفرد
من الطبيعي أن يكون لكل شخص صفاته المميزة له والتي تحكمها العديد من العوامل، و أن هذه الصفات السلوكية تنعكس على تصرفات الشخص في جميع مناحي الحياة.
و لأهمية السلوك الشخصي في العمل فإن توجه الشركات الحالية في التوظيف هو ليس فقط المؤهل العلمي بل أيضاً الصفات الشخصية والتي من صورها اختبارات الشخصية والاختبارات النفسية، ورصد التصرفات في المقابلة الشخصية ، وهذه الخطوة تساهم كثيراً في نجاح العمل وتحقيق المكاسب الكبيرة للفرد والمؤسسة أو الشركة التي يعمل بها ، لأن الشخص يجد نفسه في العمل الذي يحبه ويلائم شخصيته وكذلك المؤسسة تنجح في وضع الكفاءات المناسبة في الأماكن المناسبة.
ومن أهم الانطباعات أو الصفات التي تهتم بها أي جهة كانت هي حسن إدارة الوقت ، لان إدارة الوقت تعمل على اختزال الطاقة والجهد وتوظيفها بالشكل الأمثل نحو مهام أخرى.
وحتى بالنسبة للموظفين الحاليين فإن الشركات والمؤسسات أصبحت تدرك أهمية تدريب موظفيها على المهارات الجديدة ليس في مجال العمل التخصصي وحسب ، وإنما أيضا بمحاولة تزويدهم بالمهارات السلوكية المفيدة لشخصيتهم وللعمل….
ومع أننا جميعاً نحس بأهمية الوقت إلا أننا متفاوتون في كيفية إدارة الوقت ، فهناك أشخاص منظمون بطبيعتهم ويستطيعون التنسيق بين حياتهم العملية والشخصية وينعكس ذلك على أدائهم وعلى أعمالهم بشكل إيجابي ( وأحياناً دون الحاجة إلى نماذج وجداول تساعده على ذلك ) ، وهناك أشخاص غير منظمين ينقلون عشوائيتهم معهم إلى العمل مما يعكس نتائج سلبية على حياتهم الشخصية والعملية ، ويؤدي إلى ضعف في الأداء وضعف التنسيق……
ولكن هذا لا يعني الاستسلام و أن لا يقوم الشخص بتطوير نفسه ؛ و يمكن معالجة هذا الوضع برغبة الشخص بالانتقال من وضعه الحالي أولا ثم البحث عن مواطن ونقاط الضعف ومحاول تلافيها أو على الأقل الحد منها، و يتم ذلك بتعلم مهارات إدارة الوقت.
و بالنسبة للشخص الذي لديه إحساس بأهمية الوقت تتعزز لديه هذه الأهمية ويتعلم الطرق الفنية والتقنية لتساعده على النجاح أكثر.
مفاهيم إدارة الوقت
مفهوم إدارة الوقت وإدارة الذات
في الحقيقة مفهوم إدارة الوقت ليس دقيقا جداً لان الوقت لا يمكن تغييره وتعديله وإنما الذي يحصل أننا نحاول أن نغير ونعدل من سلوكياتنا لنحقق الاستخدام الأمثل للوقت؛ ومن هنا جاءت الفكرة الأساسية ” إدارة الوقت هي إدارة الذات “. والدليل على ذلك أن المهارات اللازمة لإدارة الآخرين هي نفسها المهارات اللازمة لإدارة الذات :التخطيط ، التفويض،التنظيم،التوجيه، والقيادة ، إن مفهوم إدارة الوقت يفترض أن لدى الشخص فكرة واضحة عما يريد أن ينجزه في حياته العملية و الشخصية .
أهلنا و إدارة الوقت :
قد يتساءل البعض عن حاجتنا لإدارة الوقت وكيف كان أهلنا ناجحون دون الحاجة إلى نظام و نماذج معينة تساعدهم كما نحن الآن ! هذا الكلام إلى حد ما صحيح وفيما يلي بعض التفسيرات :
– كان أهلنا يعتمدون على الفطرة و السجية في كل أمورهم.
– كان طبيعة الناس ودودين ويعرفون بعضهم وكانت أمورهم واحتياجاته ومتطلباته واضحة.
– كان لديهم تنظيم فطري للوقت وكانوا عادة يربطون أنشطتهم بأوقات الصلاة ، فمثلا يبدءون العمل من بعد صلاة الفجر إلى الظهر ثم يستريحون قليلا ثم يتابعوا ، وكانت الزيارات العائلية والتقاء الأصدقاء بعد صلاة المغرب……و هكذا فقد كان لدى أهلنا إدارة للوقت مجددة بزمان ومكان معين.
– كما كان لديهم عدد من المبادئ مثل إنجاز أمر معين بوقت معين مثلاً حين كانوا يربطونها بالمواسم المختلفة …..
– بساطة الحياة وعدم تعقيدها كما هي الآن ، حتى أصبح التعقيد والتداخل من سمة هذه الحياة في كل مناحيها.
– سيطرة مبدأ الحياة المادية الآن، فحتى تضمن الحد الأدنى من العيش الكريم يجب أن تسعى بكل طاقتك وبكل الطرق الممكنة لتوفير احتياجاتك المتعددة ( والتي قد تكون من الكماليات أحيانا). مما يجعلك تحس انك في دوامة لا تنتهي من الطلبات و السعي الدائم.
– عدم وجود الضغط و القلق النفسي الذي نعانيه الآن ، و ربما كان للبيئة أثر كبير في الراحة النفسية ، و لأننا الآن أينما نتوجه فإننا نجد أنفسنا محاطون بجدران إسمنتية مما يترك أثراً بالضيق علينا ويؤدي إلى الضغط والإجهاد.
– كثرة التشعبات حتى في الأمر أو الموضوع الواحد الآن . مما يجعل العقل والذهن مثقلا و عاجزا عن تذكرها جميعاً في وقت واحد مما يستدعي وسائل مساعدة على ذلك.
خطوات تطوير الإرادة الذاتية
1. قيّم كيفية استخدامك للوقت
1- يوجد عدة اختبارات لمعرفة استخدامك للوقت، كان أحدها وأشملها الذي كان في بداية الدورة ، وبعد أن تعرفت على وضعك الحالي حاول التركيز على ما يساعدك في العرض التالي لمحاولة تطوير قدراتك الذاتية أولا لإدارة الوقت
2- استخدم نموذج لتحليل الوقت وضع خانة للتعليقات والملاحظات حتى تستخدمه في تقييم ما تقوم به ولتطبيق ما سنتناوله في محاولة تطوير استخدام الوقت
3- بعد تسجيل نشاطات كل يوم لاحظ أين تنفق وقتك وسجل ملاحظاتك على النموذج و لخص أهم النتائج على ورقة منفصلة إذا لزم الأمر.
4- الآن حاول التفكير في الأسئلة التالية :
– ما أكثر ما يسرك في كيفية استخدامك للوقت؟
– ما النشاط الذي ترغب بإنفاق وقت أكثر عليه؟
– ما هو النشاط الذي تود أو لديك القدرة على إنفاق وقت أقل عليه.
– ما الذي فاجأك عن نفسك في كيفية استخدامك للوقت؟
– ما هو الشيء الهام الذي تود أن يبقى في بالك وأنت تنفق الوقت؟
2. تحديد الأهداف
المشكلة أن البعض لا يعرف ماذا يريد؟، و إذا عرف لا يستطيع تحديد الطريق الذي من خلاله يستطيع تحديد الأهداف ، و تحديد الأهداف هي الخطوة الأساسية لنجاح أي عمل مهما كان نوعه.
– الأهداف تكون وسيلة ل…
– توجيه الأفعال.
– تحديد الاتجاه.
– توفير أساس لعملية اتخاذ القرارات
– توفير مقياس للتقييم
– توفير الحافزية لإنجاز الهدف
– وضع أهداف لفترات زمنية متفاوتة:
– أهداف طويلة المدى : وهو الهدف الذي تسعى إلى تحقيقه في حياتك بشكل عام، (هدف حياتك الأساسي).
– أهداف متوسطة المدى : وهي محددة اكثر لما تريده خلال الفترة الزمنية القريبة.
– أهداف قصيرة المدى : هي الأهداف التفصيلية والصغيرة في الفترة الزمنية القريبة جداً و المؤدية إلى تحقيق الهدف العام.
3. عمل / تشكيل الخطة
قد تكون أحد الذين يقولون العبارات التالية:
– ليس لدي وقت للتخطيط
ولكن هذا ليس مفيداً لأنك ستضيع يومك في أنشطة بعيدة عن تحقيق أهدافك ، كما أنك ستكون أقرب إلى مواجهة ردود الأفعال من حولك وليس مبادراً
– أنا أعرف ما الذي أريد عمله فلماذا التخطيط؟
من المعروف أن هناك أشياء عادية وروتينية متوقعة وأخرى غير متوقعة وعملية التخطيط تساعدك على التقليل من الوقت المبذول على الأعمال الروتينية ومحاولة عمل بدائل واحتمالات للأمور غير المتوقعة.
– التخطيط لا ينفعني هناك العديد من المقاطعات التي تحول دون جدول منظم.
ضعف التخطيط ليس عذراً ، تعلم قواعد التخطيط السليم وعلى المهارات السلوكية في إدارة الوقت وكيفية السيطرة على المقاطعات ومضيعات الوقت.
– أشعر بالتقييد عن وضع قائمة طويلة بما يجب عمله.
تذكر أنك أنت من تضع القائمة لذا يجب أن تضعها بما يتناسب وقدراتك ويجب أن تكون ذات معنى حتى تستطيع إنجازها.
لذا إذا عملت على تجاوز هذه النقاط فإنك بالتأكيد ستكون قادراً على وضع خطة ملائمة و مناسبة لك…..
يجب أن تعتمد الخطة على:
– ترتيب أهدافك حسب أولويتها .
– تعلم الاستراتيجيات والطرق التي تعتقد أنها مهمة لنجاحك.
يجب أن تضمن أن تكون خطتك :
– واقعية ؛
– مصممة لتناسب أهدافك حسب أهميتها.
– مرنة ، للتعامل مع الأحداث غير المتوقعة.
– يجب أن تكون على علم بمصادرك وإمكانياتك
– أن يكون لديك بدائل واحتمالات لمواجهة الظروف المختلفة.
يمكن استخدام الأدوات التالية في التخطيط:
1. استخدم التقويم على المستويات و المراحل التالية : (سنوي ، شهري ، أسبوعي).
– اكتب كل المواعيد والالتزامات التي تُحدد أولاً بأول.
– يجب أن يكون لديك خطة متقدمة ومتوقعة لضيق الوقت في بعض الأحيان.
2. الخطة التفصيلية الأسبوعية.
أفكار مفيدة عند تخطيط برنامجك الأسبوعي:
– يجب أن تعرف ما هو الوقت المناسب لك والذي تكون فيه في قمة نشاطك وإنتاجك، ثم استخدم هذه الفترة المثالية في تنفيذ أهدافك الهامة والصعبة التي تحتاج إلى جهد وصفاء في الذهن.
– يجب أن تحدد مسبقاَ الفترة الزمنية اللازمة لكل نشاط .
– يجب أن تنوّع في برنامجك مع مراعاة الأهمية والأولوية.
– يجب أن يكون هناك وقت لكل شيء ( العمل ، العائلة ، الدراسة ، الراحة ، الأصدقاء……)
– يجب أن يكون تخطيطا واقعياً وبالاعتبار للأنشطة الأخرى اللاحقة.
– يجب أن يكون تركيزك على اللحظة الحالية في النشاط الحالي.
– يجب أن يكون لديك في البرنامج أشياء روتينية ومتكررة التي ستصبح فيما بعد عادة لا تحتاج جهد كبير عند التخطيط أو التنفيذ.
– لا تملأ أو تشغل جميع برنامجك اليومي أو الأسبوعي، فهناك نشاطات غير متوقعة أو عفوية تحصل ، كما أن بعض النشاطات قد تستهلك وقتاً أكثر من المحدد يمكن الرجوع إليها إذا لم يتم إنجازها.
3. قم بتسجيل ما تريد عمله على قائمة
– اكثر الأمور التي تريد عملها هي أهم الأمور التي يجب تسجيلها وكتابتها.
– اكتب قائمة للفترة القادمة (الأسبوع القادم مثلاً). رتبها حسب الأولوية ، تحقق من إنجاز الأهداف السابقة ، يجب أن يكون تحديث للأهداف بالاعتماد على ما يحصل معك يومياً ، استخدم النماذج المساعدة والجاهزة لإدارة الوقت مع تكيفها لاحتياجاتك.
– لا تكتفي فقط بكتابة الأهداف وتسجيلها ، اعمل على تنفيذها بمواعيد…
أفكار مفيدة عند وضع القائمة :
– حاول أن تكون القائمة شاملة.
– أن تكون منسجمة مع أهدافك الأساسية والفرعية.
– محدّثة باستمرار
– قسّم الأنشطة الكبيرة إلى أجزاء صغيرة ومترابطة.
– هذا التقسيم يساعد في التحفيز لان المهام الصغـيرة يمكن إنجازها بوقت قليل مما يعطي حافزية ، ويقلل من المماطلة.
– المهام الصغيرة تجعل لدينا فرصة من الاستفادة من الوقت بشكل فعال ، حيث أنها تتخلل النشاطات التي تستهلك وقت كبير ولا يمكن تجزئتها.
– يوجد عدة أنماط لقائمة الأعمال والمهام المطلوبة ، يمكنك اختبارها حتى تعلم ما هو النمط الملائم لك. بعض الأنماط مثلاً :
– على أساس أيام الأسبوع.
– على أساس التصنيف ( العائلة، العمل، المناسبات…)
– قائمة طويلة تحوي جميع النشاطات دون أي تصنيف.
– قائمة يومية.
– باستخدام اكثر من تصنيف من السابق.
– رتب القائمة حسب الأولويات.
– حاول وضع القائمة ضمن البرنامج الأسبوعي .
– استخدم هذه القائمة لمعرفة ماذا أنجزت .
مع التأكيد على واقعية الخطة وتصميمها لتكون منسجمة مع الأهداف الأساسية بالنسبة لك ومرنة لمواجهة الاحتمالات الغير متوقعة.
4. طبّق الخطة التي صممتها
بعد كل ما تم شرحه عن الخطة
– يمكنك عمل الخطة الخاصة بك بنجاح
– يجب أن تلزم نفسك بتطبيقها
– ثم متابعة ومراقبة ما تم فعلا لمعرفة مدى كفاءة وفعالية خطتك بكل صراحة وموضوعية
يمكنك اختبار مدى نجاح البرنامج الذي اعتمدته من خلال تطبيقه مرة أو أكثر ثم تقييمه ، كما يمكنك معرفة مدى كفاية الوقت اللازم لكل نشاط ( المتضمن في الجدول الأسبوعي أو الشهري ) من خلال استخدام نموذج التقييم الذاتي للنشاطات ، وذلك ب :
– حدد موضوع/ نشاط في كل صف (1-2-3-0000).
– بالاعتماد على أداء النشاطات بشكل يومي يتم تعبئة كل صف حسب ( الموضوع ، الوقت المستغرق، النشاط الذي تقوم به ، والأهمية : مدى تقييمك ورضاك عن النتيجة التي حصلت). وفي نهاية الأسبوع يمكنك حساب المجموع اليومي و لكل موضوع.
5. تقييم الخطة
كل أسبوع يجب أن تعمل تقييم لمعرفة مدى رضاك عن أداء الخطة. يمكنك معرفة ذلك من خلال الإجابة على الأسئلة التالية:
– ما الذي تم تطبيقه بنجاح وما الذي لم ينجح؟
– ما هي التعديلات والإضافات اللازمة بالنسبة لبرنامجك؟
– ما هي التعديلات التي ستقوم بها بالنسبة للأدوات و الوسائل المستخدمة في تشكيل خطة استخدام الوقت ؟
6. مراجعة وتقييم الخطة
في حال تطبيق الخطة واحتجت إلى بعض التعديلات يجب أن تبدأ بأهم عامل وتعدله ، حاول أن يكون التعديل بشكل مدروس وليس مفاجئاً.
7. عملية دائمة
(خطة ، تنفيذ ، تقييم ، مراجعة وتعديل، ثم من جديد خطة ، تنفيذ….)
– استمر في استخدام ما يوافق رغباتك وأهدافك
– استمر في تعديل الأدوات والوسائل لتناسب وضعك الشخصي.
اسأل نفسك على أساس يومي وأسبوعي :
– هل أنا أقوم فعلا بما يخدم مصلحتي و أهدافي ؟
– هل أقوم بتنفيذ ما أخطط له ؟
بهذا تكون قد أسست نقاط تحكم من خلالها على أداءك (التقييم والمراجعة ) . والتي تفيدك أيضاً ب :
– الوصول لأهدافك.
– تصميم وتطوير خطط خاصة بك وملائمة لك.
– تستطيع التحكم بحياتك
مضيعات الوقت
إن مفهوم مضيعات الوقت مفهوم ديناميكي يتغير بتغير الظروف والأزمان والأمكنة والأشخاص، وهو نشاط يأخذ وقتاً غير ضروري أو يستخدم وقتاً بطريقة ملائمة أو أنه نشاط لا يعطى عائداً يتناسب والوقت المبذول من أجلهِ.
إن النظرة الشاملة لمضيعات الوقت تقتضي الالتفات إلى ما يلي:-
1. يعتبر أي نشاط مضيعاً للوقت إذا ما اعتبرته وأدركته أنت كذلك
2. كل مضيع للوقت هو توظيف غير ملائم لوقتك .
3. إن سبب جميع مضيعات الوقت هو أنت أو الآخرون أو أنت والآخرون، فالوقت لا يضيع لوحده بل يحتاج إلى من يضيعه.
4. بالرغم من أن جميع مضيعات الوقت من الممكن تبريرها فإن ممالا شك فيه أن جميع مضيعات الوقت يمكن ترشيدها وإحلالها بأنشطة منتجة.
مضيعات الوقت الداخلية والخارجية
مضيعات داخلية : وهي مرتبطة بالفرد نفسه ( من الأسباب ضعف التخطيط ، عدم معرفة ما يريده بالتحديد ، العادات السلبية المضيعة للوقت…).
مضيعات خارجية : وهي مرتبطة بتعامل الفرد مع الآخرين ( العائلة ، الأصدقاء…. )
عن مضيعات الوقت :
– يجب أن تدرك أهمية تفادي مضيعات الوقت.
– يجب أن تسأل نفسك هل العمل الذي تقوم به مهم أم أنه عادي وتافه ؟
– وتسأل نفسك أين تنفق طاقتك وجهد ، باتجاه الهدف المنشود أم بدون اتجاه؟
– يجب أن لا تخجل من طلب المساعدة ،لأنه يساعدك في اختصار الوقت بمحاولات قد تكون غير ناجحة.
أهم مضيعات الوقت :
– المقاطعات بمختلف أشكالها.
– البريد الإليكتروني
– المكالمات التلفونية
– فترات الراحة
– عدم إنجاز المهمة بشكل كامل.
مضيعات الوقت على مستوى المنظمة :
– المضيعات الفردية بالإضافة إلى :
– الاجتماعات
– عدم التفويض.
– الأزمات.
– عدم وضوح عملية الاتصال.
– عدم وضوح الأهداف والأولويات.
– ضعف التخطيط.
أهم الاستراتيجيات المستخدمة لإدارة الوقت :
– عملية اتخاذ قرارات فعالة.
– التفويض الفعال.
– التعامل مع المقاطعات بشكل فعال
– التعامل مع المكالمات التلفونية.
– التعامل مع الإجهاد .
– عملية الاتصال الفعال.
– ترتيب وتنظيم بيئة العمل أو المحيط الذي أنت فيه.
إدارة الوقت و الاتصال الفعال
يلعب الاتصال الفعّال دوراً أساسياً في نجاح العلاقات الإنسانية في مختلف مجالات الحياة. ولذلك فهو مهارة يتعين على الجميع اكتسابها وتطبيقها, ليتمكنوا من تحقيق مهامهم. ويتميز الاتصال الفعّال بالإدراك والوعي, وبالقدرة على توصيل الفكرة إلى الطرف المقابل, وبتحقيق الأهداف.
عندما نقوم بالاتصال, فإننا نتبادل المعلومات مع الآخرين. وكمتحدثين, فإننا نقصد توصيل مضمون رسالة معينة إلى مستمعينا. فعندما نتبادل المعلومات أو عندما نريد توصيل مضمون رسالة, فإننا نستخدم اللغة – أي الإشارات اللفظية والإشارات غير اللفظية, مثل تعابير الوجه, وأسلوب الحديث وطريقة الوقوف والحركة وإيماءات الجسم … الخ على حد سواء. إن الإشارات غير اللفظية تكشف الكثير عن حالتنا الجسدية والعاطفية, وعن أسلوب تحديدنا وتقييمنا لعلاقاتنا بمستمعينا, إضافة للموضع الذي نتحدث عنه.
ويقتضي الاتصال الفعاّل, أن يفهم المستمع مضمون كلام المتحدث كما يقصده تماماً. ولتحقيق ذلك, فإنه من الضروري أن يستعمل كل منهما ذات قواعد التعبير (شيفرة) والفهم (التفسير) للرسالة. وإذا لم يكن هذا هو الحال عندها تكون النتيجة حدوث اضطراب في الاتصال. وذلك لأن الناس يختلفون في طريقة فهمم وتفسيرهم لما يسمعون أو يشاهدون, بناءً على تجارهم وتوقعاتهم. ولذلك يمكن القول إنه من الحيوي والمهم بالنسبة للاتصال الفعّال ضمن مجموعات العمل, أن يشتركوا في حوار مستمر, وأن يصغي كل فرد لوجهات نظر الآخرين, ويحاول فهم تجاربهم وتوقعاتهم.
إن الإصغاء بانتباه, والقدرة الصحيحة على إعطاء تغذية راجعة صحيحة لما سمعناه, يعدان من العوامل الأساسية للاتصال الفعّال, ويعني الإصغاء بانتباه, القدرة على التركيز الكامل على ما يقوله المتحدث, حتى نتمكن من فهم المضمون والمقصود من كلامه بالصورة الصحيحة. ولا يمكننا الخروج بحلول مفيدة تقوي علاقتنا واتصالاتنا, بعضنا ببعضنا الآخر, إلا حينما ندرك مضمون كلام المتحدث إلينا بالشكل الصحيح. كما أن فهمنا لما يقوله المتحدث, يفسح المجال أمامنا لصياغة كلامنا له بحيث يتمكن من فهمه وتفسيره على نحو ملائم. إضافة إلى أن قواعد التغذية الراجعة البناءة تزودنا بدلائل إضافية عن كيفية التعبير عن ذاتنا بوضوح, وتقلل من مخاطر حدوث سوء فهم.
و عندما تكون عملية الاتصال غير واضحة فإنها تؤدي إلي خلل في المعنى مما يترتب عليه عدم فهم كامل أو فهم مغلوط مما يؤدي إلي عدم معرفة ما يجب أن نقوم بعمله ، أو حتى في حال قيامك بالعمل مع عدم فهمك بشكل كامل فهذا يعني أنك لم تنجز المطلوب منك بدقة أو حتى يمكن أن تنجز ولكن هذا الإنجاز ليس له علاقة بتحقيق أهدافك وما تريده ، مما يؤدي بالإضافة إلي ضياع الوقت ضياع الموارد المختلفة ( التي قد تكون نادرة أو مكلفة) و ضياع مجهودك الذهني والبدني و أنت تظن نفسك أنك عملت بجد …..
لذا فإن التأكد من أن الطرف الآخر قد فهم ما تريده منه بالتحديد هو الأساس ( لا تتوقع أو تقترض بما أنك تفهم الفكرة أن الطرف المقابل وبكلمات بسيطة يمكن أن يفهم كل ما في ذهنك). و في حال أن تكون أنت الطرف الثاني يجب أن تسأل في لم تفهم شيء معين و لا تترك الأمر لاجتهادك وتفسيرك الشخصي.
إدارة الوقت والإجهاد
إن الإحساس الدائم بعدم القدرة على إنجاز المطلوب في وقت محدد أو عدم القدرة على التوفيق بين الاحتياجات المختلفة للفرد في حياته العملية والعائلية تولد عنده الإحساس بالضغط والحزن وغيرها من الأمور الأخرى ، فقد يكون أحدهم ناجح جداً في مجال عمله ولكن حياته الأسرية تعاني من الخلل أو حياته الدراسية أو……..
والمشكلة تتفاقم عندما يؤدي هذا الإجهاد والضغط النفسي تأثيره على الحالة الصحية ، وهذا أمر خطير يجب أن لا يستهان به ،لأنه على المدى البعيد يؤدي إلى مشاكل صحية حقيقية أنت في غنى عنها .
و الضغوطات متفاوتة في أشكالها ودرجة تأثيرها وهي مرافقة لنا في عدة مواقف ؛ فمثلاً :
– هل تلاحظ على نفسك أنك تشعر بصداع مؤلم عندما تفكر في مشكلة ما ؟.
– هل تعاني من انقباض معدتك وآلامها وأنت تستعد لشيء ما أو تنظر نتيجة شئ قمت به؟.
– هل تعاني من الأرق وعدم القدرة على النوم بسبب خوفك من أنك لم تقم من العمل بالشكل المطلوب وقد لا يلاقي الاستحسان؟.
– هل تشعر أن المطلوب منك تحقيقه أكبر من قدرتك؟.
– هل تشعر بأن عليك إنجاز الكثير بوقت قليل؟
– هل تشعر بأن الوقت يدركك في كل شيء و انه عدو يجب أن تهزمه و تتغلب عليه–ظ
– هل مرت عليك لحظات وأنت تصرخ في كل من حولك وحتى بدون سبب لأنك متوتر بسبب عدم إنجازك المهمة أيا كان نوعها في النوعية والوقت المطلوب؟.
– أو ربما تكون من الذين يكبتون ويكتمون في داخلهم قلقهم وضيقهم مما قد يؤدي إلى نتائج أسؤ من كل ما ذكر ، فقد تأتي لحظة تفجر كل ما بداخلك !!!!!!!!
هناك عدة اقتراحات لتجاوز هذه الأزمات الحالية والمستقبلية و لتدرك نفسك ، والحقيقة أن كل هذه الاقتراحات مندرجة تحت موضوع إدارة الوقت بدءً من تحديد الأهداف والتخطيط الجيد ،،، وكل ما تم تناوله من طرق ونماذج مساعدة لك في تحديد ما تريد وكيف تتوصل إليه؟
وهل أنت واقعي في ما تريده بالاعتبار إلى ما تملكه من موارد ومصادر مادية وفنية.
إدارة الوقت هو التخطيط لحياة افضل وأسهل ولحياة متوازنة .
و الآن هل تريد أن تبقى مجهدا وفي دوامة لا تنتهي ؟!!!! أم أنك ستعيد حساباتك من جديد لتنعم بحياة أفضل؟!!!!
إدارة الوقت و التكنولوجيا الحديثة :
إن التطورات الهائلة والسريعة في كل مناحي الحياة جعلت لدينا الإحساس بالعجلة وعدم القدرة على المواكبة ، وأننا بعيدون عن ما يجرى….
لذا يجب الاستفادة من التقنيات الحديثة في زيادة اهتمامنا بالوقت وحسن استخدامه للاستفادة الأفضل منه وليس الإحساس بالعجز بعدم القدرة على اللحاق بالركب.
إن التقنيات الحالية متعددة وكل منها يلائم غرضاً معيناً ، فوسائل الاتصال مثلا (الهاتف ، الفاكس، الإنترنت …..) لم تجعل شيئا بعيدا واصبح متعارفاً على مصطلح أن العالم كقرية صغيرة وهو بالفعل كذلك.
إن هذه التقنيات والوسائل عامل هام ومساعد جداً في إدارة وترشيد واختزال الوقت ، إذا احسن استغلالها فهي كأي شيء يمكن أن تكون سلاح ذو حدين. فهي يمكن أن تكون عاملا يساعدنا على إنجاز أعمالنا بسرعة كالتلفون مثلا، وبنفس الوقت يمكن أن تكون مضيعاً كبيرا للوقت.
ويمكن استخدام هذه الوسائل على المستوى الشخصي والمؤسسي ، ومن الأمثلة على ذلك الكمبيوتر الذي هو عنصر أساسي في حياة أي شخص وأي مؤسسة مهما كان نشاطها، ويقوم الكمبيوتر بإنجاز أعمال كانت في الماضي تستغرق منا جهداً ووقتاً كبيراً…
وفوائد الكمبيوتر كثيرة منها أنها تساعد في الشرح والقدرة على توصيل الفكرة ، فمثلا إذا أراد المدير شرح فكرة معينة لمدير أو موظفين أو مجتمع محلي أو أي طرف آخر قد لا يكون لديه العلم الكافي بما تحتويه المعلومات والأرقام ، يمكن بكل بساطة إدخال هذه المعلومات في الكمبيوتر وبخطوات بسيطة يتم تحويل الأرقام إلى أشكال ورسومات بيانية توضح الفكرة (كثيرون يفضلون الرسومات لأنها ابسط في نقل المعنى خاصة لمن لا يشتركون في الفهم الدقيق لموضوع ما).
وتوجد الآن برامج كمبيوتر مساعدة في إدارة الوقت، وأصبح الآن بما يعرف بالمفكرة الاليكترونية (فكرتها ببساطة أنك تضع البرنامج المكتوب الذي تعده على نظام خاص /ملف ثم كما تبرمجه يقوم الكمبيوتر بتذكيرك باستخدام الصوت الناطق وظهور رسائل معين على شاشة الكمبيوتر. وغيرها من التقنيات).
و لكن هذا لا يعني أن إدارة الوقت لا تتم إلا بالتكنولوجيا المتقدمة ، فهي كما أوضحنا نمط سلوكي أو لا وأخيرا، ويمكن لأي شخص مهما كان أن ينظم وقته ، ويكفي أن يمسك بالورقة و القلم لتدوين ما يريد عمله و يضعه في جدول منظم.
إدارة الوقت تعني مكاسب مادية
اصبح العالم بأسره اليوم يؤمن بالعبارة التالية “Time is Money ” ، الوقت هو المال.
وهذا صحيح و لا يمكن لأحد أن ينكر هذا المبدأ ، فإذا كنت تعمل في أي مجال فإنك تتقاضى مبلغ من المال مقابل ما تقوم به ,و إذا عملت أكثر تأخذ أكثر ، ولكن الأمر ليس بهذه البساطة الآن فهذا المبدأ يمكن أن ينطبق على الخدمات الصناعية و الحرفية ، و لكن حتى هذه الصناعات حالياً أضحت تركز على الجودة والنوعية في الإنتاج أهم من الكمية فقط وأصبح المبدأ السائد هو إنتاج ذو جودة عالية بأقل التكاليف بما فيها تكلفة الوقت .
تكمن أهمية الوقت أنه عند توفيره يمكن استخدامه في أمور أخرى ، فمثلاً عندما تعمل الشركة على تحديد أهدافها جيداً و لديها خطط جيدة فهذا سيكون توفيرا للوقت لإنتاج كميات أكبر وأكبر .
وكذلك على المستوى الفردي فأنت عندما تقوم بعملك بإتقان وبالشكل الصحيح فهذا سيوفر عليك الوقت وسيكون مصدر إضافي لك ، فمثلا إذا كان عندك عمل تقوم به يستغرق ثلاث ساعات و أمضيت عليه خمس ساعات أو أكثر فبتالي تكون قد خسرت ساعتين أو أكثر كان يمكن الاستفادة منهم في عمل آخر تكسب منه دخل إضافي أو حتى إذا لم تكن تريد القيام بعمل معين يمكنك توفير هاتين الساعتين لعائلتك و لأمورك الحياتية الأخرى.
– كل منا حريصون على إنفاق المال بالشكل الأمثل وعدم ضياعه لذا لا بد من معاملة الوقت كالمال بأنه مصدر مهم ، فإذا نظرنا إلى الوقت بهذه الصورة فإنه سيكون استخدامه بشكل فعال جدا.
– أصحاب الأعمال وحتى الأشخاص العاديين يحرصون على ممتلكاتهم (المال) وعلى تطوير استراتيجيات ملائمة لحسن استخدام المال ، فإذا اعتبرنا الوقت من الممتلكات الهامة فإن الاهتمام به سيكون كالممتلكات.
– الأفراد و أصحاب الأعمال الحريصون على أموالهم ينفقونها على أساس الميزانية فلماذا لا يكون لدينا ميزانية للوقت.
