تنظيم الادارات المنظمات الجمعيات والأحزاب والشركات الكيفية والتفاصيل

 
فرهود حسين
نماذج الهيكل التنظيمي
يوجد أربعة أنواع من الهياكل التنظيمية ومن الهيكل التنظيمي الكلاسيكي والعضوي والشبكي وتنظيم الفرق.
أولا الهيكل التنظيمي الكلاسيكي يتألف من ثلاث أنواع رئيسية
– الهيكل التنفيذي يستنبط من إدارة الجيوش الحديثة ومبني على السلطة المركزية الموجودة في أعلى قمة المنظمة وفي هذه الحالة يكون هناك رئيس واحد يتولى اتخاذ القرارات وإصدار الأوامر إلى المرؤوسين المباشرين ثم تتدرج السلطة بطريقة منظمة من مستوى لآخر
1 – مزايا الهيكل التنفيذي :- الوضوح والبساطة – تسيير السلطة بخطوط مسيطرة من أعلى إلى أسفل – المسؤولية محددة – إعتماد التنظيم على إحترام النظام وطاعة الأوامر من التعليمات الصادرة من الرؤساء إلى المرؤوسين
2- عيوب الهيكل التنفيذي : – يهمل مبدأ التخصص أو تقسيم العمل أو عدم الفصل بين الوظائف الإدارية والفنية – يبالغ في أهمية الرؤساء في إعطائهم سلطة كاملة في التصرف – يحمل كبار الإداريين مسؤوليات تزيد عن طاقتهم – يتعذر تحديد الإدارات والأقسام يتعذر فيه تحقيق التعاون والتنسيق بين الإدارات المختلفة
الهيكل التالي يوضح الهيكل التنظيمي التنفيذي
2- الهيكل الوظيفي ” فريدريك تايلور ”
ويعني أن العمل يحب أن يؤديه المتخصص فيه وان التخصص هو القاعدة الأساسية وتأدية الأعمال(تقسيم العمل)
• مزايا الهيكل الوظيفي:
– الاستفادة من مبدأ التخصص داخل الأقسام والإدارات الوظيفية باستخدام الخبرات والمختصين
– إمكانية إيجاد طبقة من العمال ذوي الخبرة على تأدية المهام والأعمال
– إمكانية تكوين طبقة من المراقبين تقوم بالإشراف على الأعمال
– تحقيق التعاون والتنسيق بين الأفراد والرؤساء والأقسام المختلفة والحصول على المعلومات من مصادرها المتخصصة
– سهولة الرقابة والإشراف على الأعمال
– تمكين الرئيس الإداري من الحصول على مساعدة إدارية وفنية تمكنه من معالجة قضايا المنظمة
العيوب الهيكل الوظيفي
– صعوبة فرض النظام في المستويات الدنيء من التنظيم مما يؤدي إلى فوضى إدارية – الميل إلى التهرب من المسؤولية للعم وضوح السلطة نتيجة تدخل نطاق إشراف الفنانين والإداريين
الشكل التالي يوضح الهيكل التنظيمي الوظيفي
3- الهيكل الاستشاري:
هذا النوع من الهياكل يجمع بين مزايا الهياكل التنفيذية ومزايا الهياكل الوظيفية
مزاياه : – السلطة محدودة – الاستفادة من مبدأ التخصص – تقوية مركز الرؤساء الإداريين بوجود مساعدين فنيين في المسائل التي لها طبيعة متخصص – توفير معلومات فنية لمراكز اتخاذ القرارات مما يجعلها قادرة على اتخاذ قرارات أكثر فعالية – زيادة كبير وتجارب طبقة الإداريين
عيوب الهيكل الاستشاري – الاحتكاك بين طبقة الإداريين والفنيين ، إذ أن نهمة الفنيين تقتصر على تقديم النصح والتوجيه إلى التنفيذيين الذين يملكون السلطة التنفيذية مما يؤدي إلى صراع في المنظمة
– ميل الفنيين إلى ممارسة السلطة التنفيذية وهذا يؤدي إلى تدخل السلطة واضطراب في تتابعها – صعوبة تحديد مجال ومدى السلطة في الاستعانة بخبرة الفنيين الاستشاريين من فبل التنفيذيين
المخطط التالي يوضح الهيكل الاستشاري
ثانيا الهيكل التنظيمي العضوي : ومن الأنواع المستخدمة لهذا النموذج ما يسمى المصفوفة التنظيمية حيث تقسم المنظمة إلى عدة دوائر تعكس الوظائف الرئيسية كما تقوم الإدارة العليا بإنشاء إدارات أخرى بعدد المشاريع التي تقوم بتنفيذها المنظمة المعينة ويعين لكل مشروع مديرا يستعين بأفراد وخبراء متخصصين من أقسام المنشأة الرئيسية ويكون كل عضو في هذا الفريق خاضعا لأمر رئيس الوحدة الإدارية التي جاء منها وكذلك إلى مدير المشروع في آن واحد
مزايا المصفوفة التنظيمية – سرعة الاستجابة للمتطلبات والأوامر – الاستخدام الأمثل للموارد المادية والبشرية المتواجدة في الوحدات التنظيمية – تنويع الخبرة للعاملين في المنظمة نتيجة مشاركتهم في الكثير من المشاريع – توفير الوقت والتكلفة – يفر لخبرة الفنية في الوقت والمكان المناسب – يعتبر فعالا في تنفيذ المشاريع المعقدة – يسهل عملية الرقابة على الأداء والنتائج .
عيوب المصفوفة التنظيمية: إحتمال إثارة التناقضات بين العاملين التعدد المصادر والأوامر والخروج عن مبدأ وحدة العمل لأن الأفراد يتلقون الأوامر من مدير المشروع ومن مديري الإدارات الأخرى في المركز مما يؤدي الى انخفاض الروح المعنوية بينهم.
الشكل التالي يوضح الهيكل التنظيمي العضوي
جماعة الإنتاج جماعة التسويق جماعة المالية جماعة الأفراد
جماعة الإنتاج جماعة التسويق جماعة المالية جماعة الأفراد
جماعة الإنتاج جماعة التسويق جماعة المالية جماعة الأفراد
ثالثا : الهيكل التنظيمي الشبكي
جوهر هذا النوع من الهياكل يتمثل في مجموعة صغيرة من المديرين التنفيذيين يتركز عملهم في الإشراف على الأعمال التي تؤدى داخل المؤسسة وتنسيق العلاقات بين المنظمات الأخرى التي تقوم بالإنتاج والمبيعات والتسويق والنقل أو أعمال أخرى للشبكة التنظيمية ، ومن مميزات هذا الهيكل أنه يتيح للإدارة إمكانية استخدام أي موارد خارجية قد تحتاج إليها المنظمة من مواد خام ويد عاملة رخيصة تتوافر فقط في خارج البلاد . أو قد تلجأ المنظمة إلى تحسين الجودة من خلال استخدام خبراء فنيين متخصصين في تحسين الجودة ومن عيوب هذا الهيكل عدم وجود رقابة مباشرة بالإدارة العليا لا تملك السطر المباشرة على جميع العمليات داخل المنظمة فهي تلجأ إلى العقود الخارجية من أجل التزام المنظمات الأخرى بتنفيذ ما تم التعاقد عليه وكذلك يزيد هذا الهيكل من درجة المخاطرة على الأعمال المنظمة من خلال عدم التزام المتعاقدين مع المنظمة بتنفيذ ما تم الاتفاق عليـــــه.
الهيكل التالي يوضح الهيكل الشبكي
رابعا الهيكل التنظيمي للفرق.
تلجأ المنضمات في الوقت الحاضر إلى أن تكون أكثر مرونة لمواجهة التغيرات البيئية المتسارعة والمنافسة الشديدة، فتقوم بإنشاء فرق عمل تتولى مسؤولية حل المشاكل التي تواجهها في البيئة ، ومن خلال هذا الأسلوب تستطيع المنظمة الاستفادة من كافة التخصصات الموجودة لديها وبموجب هذا الشكل من أشكال الهياكل التنظيمية تتم الاستفادة من أخطار الأفراد العاملين في إدارة الإنتاج والمشتريات وغيرها مما يتعلق بالتسويق وغيره من أنشطة المنظمة وقد تكون فرق العمل فرقا دائمة على مستويات مختلفة أو تكون فرق مؤقتة يوكل إليها مهام محددة في وقت معين.
مزايا الهيكل التنظيمي للفرق:
– يخفف من الحواجز التقليدية بين الوحدات المختلفة في المنظمة؛
– يتيح للأفراد في كل وحدة تنظيمية معرفة مشاكل الوحدة التنظيمية؛
– يمكن المنظمة من التكيف مع الظروف البيئية المتغيرة؛
– يقوي الروح المعنوية للعاملين من خلال مشاركتهم في إتخاذ القرارات؛
عيوب الهيكل التنظيمي للفرق:
شعور الأفراد العاملين بالصراع والولاء المزدوج بين مدير الوحدات – يحتاج تنظيم الفرق الى وقت طويل للاجتماعات والتنسيق بين أوقات العمل.
يتطلب هذا النوع من التنظيم اللامركزية، مما يشعر مدير الوحدات التنظيمية التقليدية أنهم فقدوا جزءا من صلاحياتهم.
المطلب الثاني: مراحل تصميم الهياكل التنظيمية
يمر إعداد الهيكل التنظيمي بمجموعة من المراحل
1- تحديد الأهداف الرئيسية للمنظمة بشكل واضح لأن الأهداف تساعد في تحقيق الاحتياجات التنظيمية
2- تحديد النشاطات إلى أنشطة رئيسية وأخرى فرعية
3- تقسيم النشاطات المختلفة التي من خلالها تتحقق الأهداف الأساسية والثانوية
4- تحديد إختصاص كل وحدة تنظيمية وإجراء وصف وظيفي لكل وضيفة في الوحدة التنظيمية وتبين فيها الواجبات ولسلطات والمسؤوليات
5- تحديد الوظائف الإشرافية والتنفيذية داخل كل وحدة من الواجبات التنظيمية
6- إعداد الخريطة التنظيمية والدليل التنظيمي للمنظمة
المطلب الثالث: العوامل المؤثر على تصميم الهيكل التنظيمي
بناءا على تجارب ودراسات عديدة فإن هناك مجموعة عوامل تؤثر في الهيكل التنظيمي المناسب وهي:
‌أ- حجم المنظمة: صغر حجم المنظمة يؤدي إلى صعوبة وتعقيد عملية تحديد وتقسيم الأنشطة الواجب أدائها بينما كبر حجمها يؤدي إلى العكس نتيجة لتنوع الأنشطة وكثرتها وهذا يتطلب مزيدا من التنسيق والرقابة.
‌ب- دورة حياة المنظمة: فترة النشوء ثم النمو والنضج وأخيرا الانحدار إذا كانت حياة المنظمة مؤقتة فهذا يستدعي أن يكون الهيكل التنظيمي بسيط وغير معقد في حميع عناصره من حيث المهام والعلاقات والسلطة والمسؤولية.
‌ج- الموقع الجغرافي المنظمة: إن المنظمة التي تؤدي أنشطتها من خلال عدة مواقع جغرافية مختلفة تتطلب هيكلا تنظيميا مختلفا إلى حد كبير عن منظمة تعمل في منطقة تعمل في منطقة جغرافية واحدة إلا أنه في الحالة الأولى تزداد مشاكل الأشراف والتنسيق بين المستويات المختلفة والهيكل التنظيمي.
‌د- درجة التخصص: تؤثر درجة التخصص في المهام والأنشطة على الهيكل التنظيمي للمنظمة فعندما تكون درجة التخصص فقي العمل منخفضة فهذا يؤدي إلى أن يكون الهيكل بسيطا والعكس صحيح.
‌ه- القدرات البشرية المطلوبة: تلعب القدرات البشرية دورا بارزا في إختيار الهيكل التنظيمي المناسب فيكون بسيطا عندما تكون القدرات البشرية المطلوبة غير معقدة والعكس يؤدي إلى تشبعه وتعدده .بحث لا تتعارض القوانين والتشريعات والعادات والأعراف المعمول بها.
‌و- مبدأ تحديد المسؤولية : يجب التحديد الواضح لمسؤولية كل فرد أمام رئيسه المباشر عن استخدام السلطة المفوضية إليه لأن المسؤولية لا تفوض وإنما يضل الرئيس الذي فوض للسلطة مسؤولا عن الأداء .
‌ز- مبدأ تقسيم العمل: مكن الملاحظ أن الفرد عندما يركز جهوده على في نطاق مجال محدد لعمل ما يستطيع أن ينسى خبراته في هذا المجال ويصل إلى أن ينمي مستوى أعلى من الكفاءة المهنية
‌ح- مبدأ التفويض: أي ضرورة بناء التنظيم حول الوظائف والأنشطة وليس حول الأفراد لأن التنظيم خلق ليبقى ويستمر بصرف النظر عن الأفراد
‌ط- مبدأ تكافؤ السلطة والمسؤولية: يجب أن تكون سلطة المدير متناسبة مع مسؤولياته فالسلطة حق والمسؤولية واجب والسلطة ضرورية إنجاز المسؤولية
‌ي- مبدأ دينامكية المحيط: بمعنى يجب أن يستجيب التنظيم لأي تغيرات بيئية قد تحدث وتعديله يؤدي به إلى نموه واستمراره.