الجزائر من الداخلقانون وعلوم سياسية و إدارية

الفاعلية الإدارية القصوى في القطاعين الاداري والاقتصادي

 
انعام السلطاني
 
القائد المبدع أصبح أحد الضرورات في إدارة الأعمال والمؤسسات، فلم يعد كافياً اليوم مع طموحات النمو والاتساع أن تسير الأعمال في المؤسسات بالطرق الروتينية التقليدية؛ لأن الاستمرار بها يؤدي للوقوف أو إلى التراجع فالمؤسسات لاتقف عند حد الكفاءة فقط؛ بل وجب على المؤسسات الطموحة أن تتخذ من الابتكار والإبداع والتجديد سمات مميزة لأدائها.
مفهوم الادارة
معنى الإدارة Administration في اللغة: تقديم الخدمة للغير ، وهي minister tad مشتقة من الكلمة اللاتينية المكونة من مقطعين ، أي تقديم العون للآخرين. كما تعني الترتيب والتنظيم الخاص لتحقيق الأهدافً. وتعني ايضاَ النظام أو الانتظام ، فالإدارة الناجحة سر نجاح الدول في كل مكان وزمان ، وما سادت الحضارات إلا بالإدارة فكرا وتطبيقا، وما بادت إلا بالفوضى التي هي نقيض للإدارة لأن الإدارة تعني النظام أو الانتظام. وتتحدث السيرة الإسلامية عن الإدارة، بمعنى الولاية أو الرعاية أو الأمانة ، وكلها ألفاظ تحمل معنى المسؤولية ، وأداء الواجب والإدارة هي العملية التي تقوم بموجبها مجموعة متعاونة بتوجيه أعمال الآخرين نحو أهداف عامة أو تعرف بأنها خلق بيئة فعالة لأفراد يعملون في مجموعات ضمن تنظيم رسمي.
نستنتج:
—- إن النشاط الإداري هو نشاط متميز، يختلف عن نظائره من الأنشطة المختلفة الأخرى. إن النشاط ألإداري ينصب إجمالا وتفصيلا على النشاطات الجماعية لا الفردية. إن العناصر الرئيسية للعملية الإدارية علميا تشتمل على التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة. إن الإدارة وسيلة وأداة علمية يستطيع بها ومن خلالها أن يحقق المسئولون الأغراض المحددة. وعليه يمكن بصورة عامة القول أن:
—- الإدارة هي العملية الإدارية التي تتكون من جملة عمليات وظيفية تشمل التخطيط ـ التنظيم ـ التوجيه ـ الرقابةـ تمارس بغرض تنفيذ مهام بواسطة آخرين من أجل تحقيق أهداف محددة”، أي أن الإدارة هي النشاط الذي يهتم بتخطيط وتنظيم وتوجيه وتنسيق رقابة أعمال الأخرين لتحقيق هدف معين. إذا العملية الإدارية هي توجيه الجهود الجماعية على إختلاف أنواعها لتحقيق هدف معين يخدم المؤسسة.
وظائف الادارة:
 الوظيفة الأولى: التخطيط:
هذه الوظيفة الإدارية تهتم بتوقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف التنظيمية، وغالبا ما يعدّ التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن الأسئلة مثل ماذا يجب أن نفعل، ومن يقوم به، وأين، ومتى، وكيف. بواسطة التخطيط سنتمكن إلى حد كبير من تحديد الأنشطة التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف.
من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الأمور التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات، والمؤسسة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة. التخطيط يحقق هذه النتائج من خلال تحديد الموارد المطلوبة، فمثلا تحديد عدد ونوع الموظفين (فنيين، مشرفين، مدراء) المطلوبين، تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي)، تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب. وأنواع التخطيط تختلف حسب الهدف منه أو اتساعه تنقسم إلى، التخطيط الاستراتيجي: يحدد فيه الأهداف العامة للمؤسسة، والتخطيط التنفيذي: يهتم بالدرجة الأولى بتنفيذ الخطط الاستراتيجية على مستوى الإدارة الوسطى
خطوات اعداد الخطة التنفيذية:
– الخطوة الأولى: وضع الأهداف: تحديد الأهداف المستقبلية.
– الخطوة الثانية: تحليل وتقييم البيئة: تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف.
– الخطوة الثالثة: تحديد البدائل: بناء قائمة من الاحتمالات لسير الأنشطة التي ستقودك تجاه أهدافك.
– الخطوة الرابعة: تقييم البدائل: عمل قائمة بناءً على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتمالات سير الأنشطة.
-الخطوة الخامسة: اختيار الحل الأمثل: اختيار الاحتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية.
– الخطوة السادسة: تنفيذ الخطة: تحديد من سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة له، وكيف ستقيم الخطة، وتعليمات إعداد التقارير.
– الخطوة السابعة: مراقبة وتقييم النتائج: التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو
متوقع لها وإجراء التعديلات اللازمة لها.
صياغة الاهداف والتخطيط :- هو التفكير المنظّم الذي يسبق عملية التنفيذ من خلال استقراء الماضي ودراسة الحاضر والتنبؤ بالمستقبل لإعداد القرارات المطلوبة لتحقيق الاهداف بالوسائل الممكنة و الفعالة
عناصر الخطة:
الهدف هو النتيجة المراد تحقيقها. وعليه فان الاهداف الفعالة يجب ان تصاغ بصورة تحقق التالي:
– يمكن قياسها بصورة كمية او نوعية
– واضحة ومحددة
– واقعية يمكن تحقيقها
– مرتبطة مباشرة بتحقيق النتائج
– ذات اطار زمني محدد
الخطة التي تضعها ادارتك هل تتوفر بها العناصر آنفة الذكر؟
دور المشرف في مرحلة التخطيط:
◦ لماذا يهتم المشرف بالتخطيط ؟
§ التفكير المنظم يحدد مستقبل العمل
§ الخطة هي المعيار الأمثل للرقابة بعد التنفيذ
§ بالامكان استغلال الموارد التنظيمية وخفض التكاليف
§ العمل وفق منظومة زمنية محددة لإنجاز العمل.
الوظيفة الثانية: التنظيم
◦ لماذا يهتم المشرف بالتخطيط ؟
§ التفكير المنظم يحدد مستقبل العمل
§ الخطة هي المعيار الأمثل للرقابة بعد التنفيذ
§ بالامكان استغلال الموارد التنظيمية وخفض التكاليف
§ العمل وفق منظومة زمنية محددة لإنجاز العمل.
خطوات عملية التنظيم:
– – تحديد اهداف المؤسسة
– تحديد الأنشطة الضرورية لتحقيق أهداف وسياسات المؤسسة.
– تجميع الأنشطة المتشابهة في وحدات تنظيمية متشابهة.
– تجميع الوحدات الإدارية المرتبطة مع بعض في وحدة رئاسية “وحدة إدارية عليا“
– – ربط هذه الوحدات الادارية بعضها أفقيا وراسيا من خلال توزيع علاقات المسؤولية و السلطة في التنظيم
– رسم الهيكل التنظيمي الذي يوضح الوحدات التنظيمية والارتباطات بينها.
– اعداد النشاطات الرئيسة لكل وحدة ادارية.
– إعداد الوصف الوظيفي لكل وظيفة من وظائف الهيكل الوظيفي للتنظيم.
الوظيفة الثالثة التوجيه
بمجرد الانتهاء من صياغة خطط المؤسسة وبناء هيكلها التنظيمي وتوظيف العاملين فيها، تكون الخطوة التالية في العملية الإدارية هي توجيه الناس باتجاه تحقيق الأهداف التنظيمية. في هذه الوظيفة الإدارية يكون من واجب المدير تحقيق أهداف المؤسسة من خلال إرشاد المرؤوسين وتحفيزهم. وظيفة التوجيه يشار إليها أحيانا على أنها التحفيز، أو القيادة، أو الإرشاد، أو العلاقات الإنسانية. لهذه الأسباب يعتبر التوجيه الوظيفة الأكثر أهمية في المستوى الإداري الأدنى لأنه ببساطة مكان تركز معظم العاملين في المؤسسة. إذا أراد أي شخص أن يكون مشرفا أو مديرا فعالا عليه أن يكون قياديا فعالا، فحسن مقدرته على توجيه الناس تبرهن مدى فعاليته. إن أساس التوجيهات للمرؤوسين تتركز حول نمط القيادة (دكتاتوري، ديموقراطي، عدم التقييد) وطريقة اتخاذ القرارات. هنالك العديد من المتغيرات التي ستتدخل في القرارات وبكيفية توجيه المرؤوسين مثل: مدى خطورة الحالة، النمط القيادي، تحفيز المرؤوسين، وغيرها. بالإضافة إلى ذلك، يجب على القائد موجه للآخرين، معرفة جميع الحقائق عن الحالة المعينة، والتفكير في الأثر الناجم عن القرار على المهمة المعينة، والأخذ بعين الاعتبار العنصر البشري عند اتخاذ للقرار، بالإضافة الي التأكد من أن القرار الذي تم اتخاذه هو القرار السليم الذي يجب اتخاذه. الي جانب ذلك يجب على المدير أو القائد الموجه لمرؤوسيه القيام بتفويض المهام الأولية لجميع العاملين، وجعل الأوامر واضحة ومختصرة، ثم متابعة كل شخص تم تفويضه، وإعطاء أوامر محددة سواء كانت كتابية أو شفوية.
الوظيفة الرابعة الرقابة
التّخطيط، والتنظيم والتّوظيف، والتوجيه يجب أن يتابعوا للحفاظ على كفاءتهم وفاعليتهم . لذلك فالرقابة آخر وظائف الإدارة، وهي المعنيّة بالفعل بمتابعة كلّ من هذه الوظائف لتقييم أداء المؤسسة تجاه تحقيق أهدافها. في الوظيفة الرقابية للإدارة، سوف تنشئ معايير الأداء التي سوف تستخدم لقياس التقدّم نحو الأهداف. مقاييس الأداء هذه صمّمت لتحديد ما إذا كان الناس والأجزاء المتنوّعة في المؤسسة على المسار الصحيح في طريقهم نحو الأهداف المخطط تحقيقها.
التوجيه والمتابعة والرقابة والتقويم :-
التوجيه عنصر هام من عناصر العملية الإدارية. وفيه يقوم المشرف بإصدار التعليمات و اعطاء التوجيهات واسداء النصح والتدريب والدعم إلى المرؤوسين لاداء العمل بكيفية تضمن تحقيق الانجاز المطلوب”.
لنجاح عملية التوجيه على المشرف القيام بمايلي:
o – المعرفة بالناس
– المعرفة الفنية بالعمل
– الخبرة في العمل
المتابعة والرقابة في العملية الإدارية( العملية الاشرافية) عمليتان تتفردان عن بعضمها البعض ولكنهما متكاملتين وتعني المتابعة ” تأكد المشرف من أن تنفيذ العمل قد تم طبقاً لما خطط له ، وبالتالي تتطلب المتابعة التالي:
– تحديد النشاطات التي تتطلب المتابعة.
– جمع البيانات والمعلومات بصورة منتظمة عن مستوى تنفيذ النشاطات.
– تسجيل وتوثيق المعلومات عن مستوى تنفيذ النشاطات.
– تقديم النتائج (المقارنات والمقاربات) المستخلصة من هذه المعلومات لجهات الاختصاص.
الرقابة عند المشرف يجب ان تتأسس على التالي:
لابد من وجود التقويم:-
عبارة عن عملية اكتشاف الأسباب الحقيقية للانحراف وتصحيحها بما يتناسب مع هذه الأهداف ومتابعة الإجراءات التصحيحية، بحيث لا تتكرر الانحرافات والأخطاء.
عناصر الرقابة والتقويم
—- 1- تحديد المعيار الذي نقيس عليه والذي غالباً ما تكون الخطة الموضوعة وحسب الهدف المراد تحقيقه.
2- قياس النتائج التي تم الحصول عليها.
3- مقارنة النتائج بالمعايير.
4- الكشف عن الأخطاء والانحرافات.
5- البحث عن أسباب الخطأ أو اكتشافها.
6- اتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة.
7- المتابعة بحيث لا يتكرر الخطأ.
عملية اتخاذ القرارات
بما أن العملية الإدارية عبارة عن مجموعة قرارات فتعتبر عملية اتخاذ القرارات في الإدارة من أعقد العمليات وأسهلها في الوقت نفسه. وتختلف أساليب اتخاذ القرار باختلاف دوافعها بين مركزية أو لامركزية كما أنه قد يكون القرار تنازلياً بمعنى أنه يأتي من المستويات العليا إلى الدنيا وقد يكون تصاعدياً بمعنى أنه ينبع من المستويات الأدنى فالأعلى. ويوضح الهيكل التنظيمي من يرفع تقاريره لمن ولكن لا يحدد أين تطبق القرارات. وعليه كلما ارتفعنا في هيكل المؤسسة وجدنا أن أغلبية القرارات تتخذ هناك كلما تأكد لنا أن عملية اتخاذ القرارات ذات صبغة مركزية ولكن إذا وجدنا أن أغلبية القرارات تتخذ في الجزء الأدنى من السلم الإداري فأننا نقول أن العملية لا مركزية. ليس هناك طريقة مثالية لصنع القرارات بسبب حالة عدم التأكد ولكن هناك نوعان من القرارات هما: أ) قرارات مبرمجة : وهي متكررة ويمكن أن توضع لها لوائح وقوانين فهي قرارات روتينية ولاتحتاج لتفكير أو تحليل. ب) قرارات غير قابله للبرمجه:وهي قرارات وحيدة ومتداخلة وتتطلب التحليل والعديد من الإجراءات قبل صنعها. النظريات المتعلقة بصنع القرار تتمثل في الأسلوب التحليلي أو المنطقي:- حيث أنه لا يكفي أن يكون صانع القرار ذكياً وبارعاً في صنع القرار ولكن يجب أن يكون أيضاً عقلانياً ومنطقياً يلم بالمحيط الداخلي والخارجي ويحدد البدائل وترتيبها حسب الأهمية واختيار الأفضل منها. الأسلوب البديهي:- حيث يعتمد صانع القرار على العادات والتقاليد والخبرات السابقة ويعاب عليها أنها لا تسخدم الأساليب الحديثة. الأسلوب الحضاري –السلوكي:- حيث يضع متخذي القرارات نصب أعينهم المؤثرات الاجتماعية
مراحل اتخاذ القرار
1) التعرف على المشكلة وتحديدها، فالمشكلة الإدارية : عبارة عن موقف يواجه المسئول الأداري أثناء قيامه بإتمام الأعمال بواسطة الأفراد العاملين معه. والهدف من هذه المرحلة أن يكون صاحب القرار ملماً بجميع جوانب المشكلة وللتعرف على الوقت المتاح لعملية اتخاذ القرار بحيث يصدر القرار في الوقت المناسب وقبل فوات الأوان.
2)تشخيص المشكلة : وتعني دراسة المشكلة والظروف المحيطة بها وجمع المعلومات والبيانات عنها.
3) بحث البدائل المتاحة وتحليلها: في هذه المرحلة يجب أن تظهر قدرات المدير الإبداعية في إيجاد حلول عديدة وجديدة وسهلة التنفيذ ويتم من خلال مناقشة المتخصصين. كما يجب أن يأخذ المدير في اعتباره ماذا سيحدث لوحدث كذا…حتى تكون الحلول المقترحة موضوعية.
4)تحليل مزايا وعيوب كل بديل: يعني التعرف على مدى القدرة على حل المشكلة، وتضييق البدائل المتاحة الذي يعني حصر هذه البدائل المتاحة إلى أقل عدد ممكن .
5)تقييم البدائل والاختيار من بينها: حيث يتم ترتيب الاختيارات ومن ثم اختيار البديل الأكثر ملائمة مع الظروف المحيطة.
6)تنفيذ القرار ومتابعته: حيث أن تطبيق القرار ما هو إلا حصيلة تفاعل وتفهم الطرف الأخر الذي عليه تنفيذه ولذلك يجب أن يعرف بالعوامل التي أخذت في الأعتبار للوصول إلى هذا القرار.
باعتبارك مشرفا ..اعط مثال عن مشكلة مرت بك وكيف قمت بتشخيصها ووضع الحلول والبدائل وصولا الى تنفيذ القرارات المناسبة؟؟
مكونات القرار الاربعة:
أن هناك أساليب فعّالة تساعدعلى اتخاذ قرارات سليمة، ومنها:
1- كن مخلصًا لمهمتك، إلى أين ستوصلك: إن التـزامك بمهمتك هي التي ستحدّدك قراراتك، وتجعل قيادتك متماسكة، وعندما يدرك موظفوك ذلك فإنهم سيدعمون ويتابعون قراراتك.
2- الصيغة، كيف:
تُعدّ صناعة القرارات مهارة، ومادام أنها مهارة يمكن أن تتدرب عليها بالممارسة، وعندما تنمو الكثير من القرارات اليومية، سوف يسهل عملية صنع القرار فورًا دون تفكير أو تخطيط، وهذا يحدث بعد اتباعك خطوات هامة في صنع القرارات.
3- عجز عملية التحليل، تراكم وازدحام المعلومات بين يديك ليس مؤشرًا جيدًا لصنع القرار بل ربما أدى هذا الكم الهائل من المعلومات إلى “شل” عملية التحليل لهذه المعلومات، لذا يجب أن تتدرب على اتخاذ قراراتك دون الخوض في كل صغيرة وكبيرة.
4- صنع القرار على المستوى المناسب، من:
أكثر ما يعرقل عمل المشرف هو محاولته اتخاذ جميع القرارات بنفسه، لذا يجب عليك أن تفوض صنع القرار واختيار الأعمال التي سيتم تفويضها للآخرين
مفهوم اساليب الاشراف
أساليب الإشراف هي النشاطات الإشرافية الفردية والجماعية ، العلمية والعملية التي تستخدم من أجل تقويم المحتوى والأداء ، وتحقيق النمو العلمي والمهني ، وتحسين بيئة العمل، وتحقيق الأهداف الخاصة بالمؤسسة. “الإشراف هو دور تنظيمي تقع عليه مسئولية قيادة وتوجيه و إرشاد المرؤوسين لتحقيق أهداف المؤسسة” وبالتالي فعمل المشرف يتركز علي الدور التنظيمي، واتجاهات ومهارات القيادة والقدوة والتأثير، مهارات التوجيه والإرشاد وتدريب المرؤوسين، بالأضافة الي قدرات التنفيذ (إسناد المهام ومتابعة تنفيذها).
وتهتم أي أدارة ناجحة بالأشراف الآتي:
• اختلاف الثقافات والموروث الاجتماعي لدى المرؤوسين على خطوط الإنتاج أو تقديم الخدمات مما يتطلب وجود دور تنظيمي يعالج مجالات الاختلاف والتعارض بين هذه الثقافات لتحقيق أهداف العمل المقصودة.
• إيجاد الربط التنظيمي بين واضعي السياسات ومتخذي القرارات ومنفذي تلك السياسات والقرارات.
• تسهيل انسياب المعلومات وتوضيح القرارات (الإرشادات والتوجيهات وتكليفات العمل) من الإدارة العليا إلى العاملين على خطوط الإنتاج وتقديم الخدمات.
• التحقق من أن الأعمال والنشاطات التنظيمية تنفذ وفق خطة العمل، متابعة وتصحيح الانحرافات أو المفارقات في تنفيذها، وتقييم مردود أو اثر تنفيذ تلك الأعمال أو النشاطات على العملاء وسمعة ونمو المؤسسة.
• تجويد عمل المرؤوسين على مستوى تنفيذ الأعمال والنشاطات المؤسسية يتطلب جهازا إداريا يعنى بتدريبهم وتأهيلهم للقيام بأعمالهم بمستوى يتوافق مع معايير الأداء المؤسسي المرغوبة.
• وبحكم وضع المشرفين في الهيكل التنظيمي وارتباطهم المباشر بعمليات تنفيذ العمل اليومي بالمؤسسة فانهم يمثلون المستوي التنظيمي الذي يملك المعلومات الحقيقية عن طبيعة الإشكاليات التي تقابل العمل ومن ثم اكثر هذه المستويات قدرة على تحديد نوعية القرارات التي تعالجها.
يتوجب على المشرف:
• المعرفة الفنية بالعمل الذي تؤديه مراكز التسجيل بحيث يمثل المرجع الفني لتساؤلات واستفسارات العاملين وحل بعض المشاكل الفنية المرتبطة بالعمل.
• المعرفة بالذين يعملون معه ( فهم الجوانب الثقافية والإنسانية والاجتماعية لمرءوسيه) حيث يتسنى لهم من توظيف طاقاتهم ومعارفهم بالصورة التي تحقق مزيدا من النتائج في العمل.
• الخبرة العملية في الوظيفة بحيث تمكنه من التعامل مع متطلبات و إشكاليات العمل بصورة تصطحب معها الجانب العملي في التعامل مع واقع العمل الإداري بالمؤسسة.
وضع المشرف في التنظيم الإداري
إن الوضع التنظيمي للمشرف يشكل مجموعة ضغوط على شاغلي تلك الوظائف:
• المشرف عضو في مجموعتين: الإدارة والعاملين
• العلاقة بين هاتين المجموعتين يشوبها كثير من الحذر (هنالك جفوة مفتعلة إن لم تكن حقيقية بينهما).
• المرونة العالية في التعامل مع المجموعتين دون الإخلال بالتوازن بين توقعاتهما ومتطلباتهما.
• الكياسة والحذق في التعامل معهما
• الشفافية (تملك المعلومات ذات العلاقة بتوقعات و تطورات وإشكاليات العمل للإدارة والعاملين، الصدق والوضوح في الممارسة) تمثل صمام الأمان لفعالية الأداء الوظيفي للمشرف.
مهارات النجاح الفنية:
 1- المهارات الإداركية: وهي القدرة على فهم التركيبة المعقدة للمؤسسة بكاملها ومكان فريق العمل بصورة شاملة وهي خاصة بالإدارة العليا.
2- المهارات الإنسانية: وهي القدرة والحكمة في التعامل مع الأشخاص، وتتضمن فهم الحوافز وفن القيادة، وهي مهارة عامة على جميع المستويات الإدارية.
3- المهارة الفنية: وهي القدرة على استخدام الخبرة والأساليب والمعدات لإنجاز للعمل، وهي مهارة خاصة بالإدارة الوسطى، وبصورة أقوى لإدارة الإشراف التي تُعنى بتدريب وتطوير مهارات الموظفين الجدد
قائمة مهارات الاشراف
– ايجابي
– لبق في التعامل.
– يتابع مهام العمل المكلف به .
– مصدر ثقة وعلى خلق عال.
– مستمع جيد.
– قوي الشخصية لكنه سهل التعامل.
المشرف الناجح هو الذي يحسن بناء علاقات رائعة مع الآخرين تتضمن العديد من القواعد السلوكية والمحافظة عليها، لذا حدّد هذه القواعد السلوكية ثم أبلغها إلى فريقك، وبين بوضوح ما هي التصرفات المسموحة وغير المسموحة، ولكن هذه الضوابط معقولة وثابتة
صفات تساعد بناء موقفك كمشرف:
1- التعارف المتبادل: التعارف المتبادل بين المشرف ومرؤوسية يزيد من التعاون بينهم.
2- مقابلة كل فرد من أفراد فريقك: المقابلات الانفرادية مع مرؤوسيك يزيد من التواصل بينكم.
3- التعرف على القادة غير الرسمين: عليك الاستفادة القصوى من المرؤوسين (القادة) الذين يملكون التأثير.
4- المرور على أفراد الفريق: التجول على أفراد فريقك وهم على رأس العمل يزيد من معرفتك بمجريات الأمور.
5- تخفيض الفروقات بينك وبين الفريق: اكسر الحواجز بينك وبين الفريق وأشعرهم بأنك لست مختلفًا عنهم.
6- أبدأ بالأمور الصغيرة: افرض سلطتك على الأمور السهلة ثم الصعبة تدريجًا حتى تحصل على القبول.
مصادر القوة التي تمارسها كمشرف:
 1- قوة الشخصية وهي بمثابة الصفات والقدرات والمهارات.
2- قوة السلطة وهي القوة التي تنبعث من المنصب ومرتبطة به.
3- قوة الخبرة وهي معرفة الأساليب والطرق لتنفيذ الأعمال إضافة إلى المعلومات.
* اظهر بصورة قوية:
على المشرف أن يظهر أمام مرؤوسية بصورة الواثق الممسك بزمام الأمور، وأن العمل يسير قدمًا، وأن القرارات تُتخذ بشكل ملائم.
1- الظهور بمظهر لائق.
2- تحرك بنشاط وحيوية.
3- شارك بالأحاديث الطريفة.
4- اتخذ القرارات بثقة.
5- عالج المشاكل بهدوء.
6- أظهرِ القدرة على الاتصال بالإدارة لزيادة أمنهم.
7- اتخذْ مواقف إيجابية.
قلل من استخدام المنصب
تعدّ قوة المنصب امتيازاً مؤقتاً يزول بزوال المنصب، لذا عند تعيينك كمشرف تذكر أن قوة المنصب والشخصية لم تتكون بعد، لذا استخدم قوة المنصب بحكمة.
الافعال ابلغ من الاقوال
على المشرف أن يتقن الاتصالات غير اللفظية ومنها:
1- المصافحة: المصافحة بقوة وثبات تدل على الثقة بالنفس والرغبة في الاتصال.
2- الضحكة المناسبة بشكل عام تعدّ جيدة فيما عدا القهقهة في مجال العمل.
3- تعبيرات الوجه كحركات العين استخدمها بالشكل الذي يجعلك مقبولاً للآخرين.
4- الوضعية الهادئة والمسترخية تدل على الخيرة والاستعداد لمواجهة الصعاب.
5- الحركات المناسبة في المواقف المناسبة؛ لأن الإكثار من الحركات لا يريح الآخرين.
6- الاتصال البصري مع المتحدث معك تشعر باهتمامك به وبرغبتك بالاتصال.
7- أن تكون منظمًا:
يُعدّ التنظيم من أوليات عمل المشرف بل ركيزة أساسية لنجاح عمله؛ لأن المشرف المنظم سوف يخطط ويفوض ويعمل بشكل منظم والعكس صحيح
اخطاء لا تغتفر
1- التفرقة بين العاملين لأي سبب من الأسباب، ويجب عدّ كل موظف كحالة مستقلة.
2- فقدان الثقة المتبادلة مع الموظف، وذلك بقطع الوعود ثم الحنث فيها.
3- تغيير رأيك أو موقفك بدون سبب مقنع أو وجية.
4- عدم اتباع السياسات والإجراءات الأساسية للمؤسسه عند التعامل مع مشاكل الموظفين.
5- فقدان المظهر الهادئ أمام الآخرين، لذا يجب أن تتحكم بأعصابك حتى لا تفسد علاقاتك.
6- إقامة علاقة شخصية مع أحد مرؤوسيك حتى لا يؤثر على أدائك وقراراتك وسمعتك
الخاتمة
 من السهل أن تكون مشرفًا، ولكن ليس من السهل أن تكون مشرفًا ناجحًا، ثلاثة عوامل لابد أن تتوفر فيك لتكون مشرفًا ناجحًا.
-(اتخاذ القرارات السليمة) أنت الآن مشرف تقود الآخرين بينما كنت في الماضي مجرد عضو في الفريق، وهذا يعني أنك مُراقب ممن حولك في أقوالك وتصرفاتك وقراءتك، لذا فهم ينتظرون منك قرارات جيدة وسريعة
 (مسك العصا من الوسط) كونك مشرفًا فأنت تعمل “كوسيط” بين رئيسك ومرؤوسيك(الادارة ومراكز التسجيل المكلف الاشراف عليها)، وهذا يعني أنك يجب أن ترضي إدارتك، وفي نفس الوقت تحافظ على الروح المعنوية لمرؤوسيك.
 (تحقيق الاهداف) يجب أن تعمل على نقل أهداف مؤسستك إلى مرؤوسيك، وهذا يعني أنك مسؤول عن إيجاد بيئة ملائمة لتحقيق الأهداف.
المصادر
1- الاشراف الفعال –د.ايهاب الخفاجي
2- الاشراف ومستويات الاداري- موقع مجموعة جوجان
3- خصائص الاشراف-موقع مركز ريماس لبناء القدرات
4- المشرف الفعال- موقع مدونة الدكتور ابو مروان
5- مهارات الاشراف-د.عبد الرزاق الاشول

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى