كيفية تحسين إدارة الوقت؟
توني روبنز
ترجمة محمد عبد الكريم يوسف
هل وجدت نفسك يومًا ما تستخدم عبارة “ليس هناك ساعات كافية في اليوم”؟ يشعر الجميع بهذه الطريقة من وقت لآخر ، سواء كنت والدًا عاملاً أو رائد أعمال مشغولاً أو طالبًا أو أي إنسان آخر في عالمنا سريع الخطى. فكر الآن في الأمر بهذه الطريقة: كل شخص لديه نفس القدر من الساعات في اليوم. إذن ما الذي يفصل بين آل وارين بافيتس وشيريل ساندبيرج عن بقيتنا؟ الجواب هو مهارات إدارة الوقت .
ما هي إدارة الوقت؟
إدارة الوقت هي القدرة على استخدام الوقت بشكل فعال ، وأن تكون منتجًا ولا تنجز مهامك اليومية فحسب ، بل أهداف حياتك الأكبر. هذا يعني معرفة الفرق بين أن تكون مشغولاً وأن تكون منتجاً : عندما تكون مشغولاً ، يكون عقلك منشغلاً بقائمة مهامك ، وتتخطى الحدود عابرا من مهمة إلى أخرى دون التركيز على أي شيء. عندما تكون منتجًا ، يكون لديك خطة لمعالجة كل ما تحتاج إلى القيام به وتكون قادرًا على التركيز على أهدافك .
تتجاوز مهارات إدارة الوقت الحقيقي مجرد وضع مخطط يومي أو كتابة قائمة مهام لا نهاية لها والتي يبدو أنها تطول فقط ولا تقصر. تتمثل الخطوة الأولى نحو تعلم كيفية تحسين إدارة الوقت في إدراك أنها لعبة ذهنية يمكن لأي شخص إتقانها – وأنك ستدفع عشرة أضعاف ما استثمرته من وقت وطاقة.
فوائد امتلاك مهارات جيدة في إدارة الوقت
هناك أشياء كثيرة في الحياة خارجة عن إرادتك ، لكن الطريقة التي تقضي بها وقتك ليست واحدة منها. إن استخدام ساعاتك في العمل على تحقيق النتائج التي تقدرها أكثر من غيرها لن يساعد في تحقيق النجاح لك فحسب ، بل سيحافظ أيضًا على هذا الشعور بالرضا الذي يأتي من تحقيق أهدافك ويجلب لك الكثير من الفوائد الأخرى.
التكامل بين العمل والحياة
هل ستندهش عندما تعلم أنه لا يوجد شيء اسمه التوازن بين العمل والحياة ؟ الطريقة الوحيدة لتحقيق التوازن الحقيقي هي التكامل بين العمل والحياة: ابحث عن مهمتك وادمجها في حياتك حتى لا يبدو عملك وكأنه عمل ممل – فهو ينعشك. هذا هو بالضبط ما ستحصل عليه بمهارات إدارة الوقت الجيدة .
انخفاض القلق
جداولنا مليئة أكثر من أي وقت مضى ، ولا عجب أن القلق يتصاعد في جميع أنحاء البلاد. عندما تكون دائمًا في حالة تنقل دائم ، يظل عقلك في حالة تأهب قصوى وتوتر يمكن أن يغير تركيبته في النهاية. تسمح لك مهارات إدارة الوقت بأخذ النفس وتقليل مستويات التوتر لديك ومنح نفسك استراحة.
مزيد من الحرية
ماذا ستفعل إذا كان لديك الوقت للقيام بأشياء تستمتع بها؟ هل تتعلم العزف على آلة موسيقية أو حفر حديقة أو ممارسة الرياضة؟ يمكنك استعادة وقتك – وحياتك – مرة أخرى. لأن ما هي إدارة الوقت إن لم تكن القدرة على فعل ما تريد ، وقتما تريد ، بقدر ما تريد؟
زيادة الثقة
لا تقتصر مهارات إدارة الوقت على الوقت فقط – إنها تتعلق بعقلك بالكامل. عندما تغير وجهة نظرك ، تخلص من المعتقدات التي تعيقك وتلتزم بعيش الحياة التي تريدها ، ستطلق العنان للشعور بالثقة الذي يأتي فقط من الإيمان العميق بنفسك.
كيفية تحسين إدارة الوقت
لتحقيق أقصى استفادة من وقتك وتحقيق الحياة التي تحلم بها ، يجب عليك إنشاء تحول عقلي في طريقة تفكيرك في إدارة الوقت. توقف عن التفكير في الوقت كمورد خارج عن الإرادة. صحيح أنه لا يوجد سوى عدد محدود من الساعات في اليوم ، ولكن يمكنك تطوير مهارات إدارة الوقت لتركيز انتباهك على ما يهم حقًا. استخدم هذه الإستراتيجيات الإحدى عشرة للسماح لعقلك بالتركيز على النتائج ذات القيمة الأعلى دون الانجراف في المشتتات.
تحديد التركيز
يقول توني: “حيثما يتجه التركيز ، تتدفق الطاقة”. تتمثل الخطوة الأولى في توضيح ما تريده حقًا ، ثم مواءمة أهدافك النهائية مع الإجراءات التي تحتاج إلى اتخاذها اليوم. إذا كانت المهام التي تحتاج إلى إكمالها لا تتماشى مع ما يهمك حقًا – قيمك الأساسية – فلن تجد الوقت للقيام بها. هذه هي المنهجية الكامنة وراء أسلوب التخطيط السريع لتوني – من خلال التركيز على النتيجة ، يمكنك تطوير المنظومة اللازمة لتحقيق أهدافك.
ما رأيك في أهدافك النهائية؟ إذا قمت بإدراج العديد من الأشياء ، فتوقف قليلاً. إن قائمة لا نهائية من الأهداف توازي عدم وجود أهداف. اسأل نفسك: ما هي الإجراءات التي تنتج أكبر قيمة؟ ما هي النتائج التي تتوافق مع هدفك في الحياة ؟ بمجرد أن يكون لديك اتجاه للتحرك ، ستحصل على فكرة أفضل عن الإجراءات التي تستحق اهتمامك والأفعال التي لا تستحق اهتمامك.
استخدم التقسيم
تبدأ مهارات إدارة الوقت الأفضل بالتركيز على ما تريده حقًا – سواء كان ذلك يقوي علاقتك أو تسريع حياتك المهنية أو بدء عملك الخاص أو العيش بأسلوب حياة أكثر صحة. من هنا ، قم بإنشاء أهداف أصغر “تتسلق” جميعها إلى النتيجة النهائية التي تريدها. يقول توني ، “معظم توترك هو لأنك تفكر في أشياء كثيرة في وقت واحد.”
إذا كنت تواجه عددًا هائلاً من المهام حول نتيجة ما ، فتذكر أنه يمكنك إنشاء قوائم مهام أفضل عن طريق تقسيم جميع المهام ذات الصلة إلى مجموعات أصغر بحيث يسهل إدارتها ومعالجتها. و بهذه الطريقة ، يمكنك تصور وتحديد الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها للوصول إلى هدفك بشكل أفضل.
يشرح توني قوة التقسيم وكيف يساعد ذلك في توجيه تركيزك نحو الأشياء المهمة.
تحديد أولوياتك
كيف تعرف أين توجه طاقتك لترى النتائج التي تريدها؟ كيف تعرف أنك تعمل نحو قيمك الأساسية؟ قم بإجراء تدقيق للقيم الأساسية: قم بتدقيق أنشطتك لمدة أسبوعين ، مع ملاحظة القيم الأساسية التي ترتبط بها أفعالك ، وقم بتدقيق نفسك بعناية أثناء تقييمك لكيفية الاقتراب من أهدافك.
و بمجرد تدوين التقدم لعدة أسابيع ، ألق نظرة موضوعية على الطريقة التي تقضي بها وقتك. تخلص من أي نشاط غير مرتبط بقيمك وأهدافك الأساسية. استبدل هذه الأنشطة ، مثل التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي بشكل متكرر ، بشيء يخدم خطتك النهائية ، مثل طهي وجبات صحية أو ممارسة الرياضة بانتظام . بعد عدة أسابيع من التدريب ، ستجد أنك لا تفوت المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً التي استبعدتها.
تحديد أهداف ذكية
يجب تحديد أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومرتكزة في إطار زمني. كن واضحًا مع النتيجة التي تخطط لتحقيقها وحدد الوقت اللازم للوصول إلى هدفك. بدلاً من إخبار نفسك أنك تريد إنقاص وزنك هذا العام ، حدد هدفًا واضحًا: رطل واحد في الأسبوع أو خمسة أرطال في الشهر. لا تنس أن تكون واقعيا. إذا أخبرت نفسك أنك ستنتقل من مدير متوسط إلى مدير تنفيذي في شركتك ، فهذا هدف رائع يجب تحديده ، لكن عليك أن تدرك أنه قد يستغرق أكثر من ستة أشهر.
من خلال كونك محددًا في نتائجك ، والوضوح حول ماهيتها ولماذا تريدها ، يمكنك الحصول على التركيز الموجه بالليزر الذي تحتاجه لتحقيقها. ليس ذلك فحسب ، بل ستشعر بإحساس أكبر بالإنجاز عندما تحقق أهدافك.
تعلم أن تقول لا
أحد العناصر الحاسمة في تعلم كيفية تحسين إدارة الوقت هو الشعور بالراحة عند قول ” لا” للأشياء التي لا تساعدك في الوصول إلى أهدافك. عندما تقول “لا” لشيء لا يضيف قيمة إلى حياتك أو يدعم قيمك أو أهدافك الأساسية ، فأنت تقول نعم لشيء آخر وهو: قضاء الوقت مع العائلة أو ممارسة الرياضة أو الاستمتاع ببعض النوم الذي تشتد الحاجة إليه.
إذا كان قول لا لشيء يبدو صعبًا ، فكر في وقت قلت فيه على مضض “نعم” لشيء ما ثم ندمت عليه لاحقًا. في النهاية ، إما أن تقوم بالمهمة على مضض على الرغم من أنه لم يكن لديك الوقت أو الموارد للقيام بها ، أو أنك قمت بالمهمة لأنك كنت ملتزماً أكثر من اللازم. يعتبر قول لا في المقام الأول أسهل كثيرًا – ويوفر لك الوقت الكافي للتركيز على ما يهمك .
التقليل من مصادر الإلهاء
فكر في تقليل المشتتات كطريقة أخرى لقول “لا”. ما الذي يشتت انتباهك؟ البريد الإلكتروني؟ المراسلات النصية؟ وسائل التواصل الاجتماعي؟ مهما كان الأمر ، قل “لا”. تخلص من الإلهاء والضغط الذي يصاحبها. منع المواقع إذا كان عليك ذلك. ضع إشعار “بالخارج” أو “عدم الإزعاج” في حساباتك. وقتك ملكك ، لذا تحكم في مساحة عملك ووقتك حتى تتمكن من إنجاز المزيد .
غالبًا ما نسمح لأنفسنا بفقدان التركيز وأن يتم مقاطعتنا كعكاز عندما نشعر بمشاعر غير مريحة مثل الملل أو الإحباط أو قلة الاهتمام. هذه استجابات مكتسبة ومسببة للإدمان – ويمكننا تعلم التغلب عليها وتغيير سلوكنا من خلال توظيف مهارات إدارة الوقت الفعالة بدلاً من التراجع عندما تصبح المهمة صعبة.
قلل من الإجابات الفورية
إذا كنت تواجه مشكلة في قول “لا” ، فإن إحدى أفضل الطرق لتحسين إدارة الوقت هي التوقف عن الرد على الفور. فكر في الأمر: كثيرًا ما يطلب منا الناس القيام بشيء ما ونقول نعم على الفور. ثم لدينا التزام عالق فيه. بدلًا من الرد فورًا وتقديم رد ، ستندم لاحقًا ، ابتعد عن البريد الإلكتروني أو أخبر الشخص أنك بحاجة إلى التفكير في الأمر.
لا تلتزم على الفور لمدة شهر واحد. بدلًا من ذلك ، خذ وقتًا وتأكد من أنك تلتزم فقط بالمهام أو الأنشطة التي تدعم قيمك وأهدافك الأساسية. إذا طلب منك شخص ما أن تفعل ما لا يتوافق مع تلك القيم والأهداف ، فكن جريئًا وارفض بأدب. في نهاية الشهر ، قيم: كم من الوقت وفرت؟ إلى أي مدى تشعر بالرضا تجاه ما أنجزته؟
تحمل نفسك المسؤولية
ما هي قيمة إدارة الوقت إذا لم تحاسب نفسك؟ لا شئ. افترض أنك تريد تقوية علاقتك بشريكك ، وقررت استخدام ساعة من يومك لمنح هذا الشخص الاهتمام الذي يستحقه. ولكن أثناء جلوسك هناك ، يهتز هاتفك في جيبك. ماذا تفعل؟
بدلاً من التحقق من هاتفك ، حافظ على التزامك بالنتيجة المستهدفة – علاقة أكثر صحة وعاطفية مع الشخص الذي تحبه – وامنح شريكك الاهتمام الذي يستحقه. من خلال الاستمرار في التركيز على هدفك النهائي ، والسماح للمحادثة الهاتفية بالانتظار لمدة ساعة أو أكثر ، ستحصل على النتيجة التي تتحدث إلى أقصى حد عن قيمك الأساسية – وتمنحك وفاءً أكثر مما يمكن أن يتحقق من هاتفك على الإطلاق.
استخدم قاعدة الـ 20 دقيقة
هل تعلم عندما تكون “في المنطقة الهامة”؟ أنت شخص لا يمكن إيقافه. ماذا لو تمكنت من الدخول إلى المنطقة متى أردت؟ تعد مجموعة الزيادة البالغة 20 دقيقة واحدة من أقوى مهارات إدارة الوقت لأنها تتيح لك القيام بذلك.
اجعل عقلك جاهزًا ؛ دع نفسك تعرف أنك على وشك التركيز على شيء مهم. استعد للتعامل مع المهمة وضبط المنبه لمدة 20 دقيقة. حتى يرن المنبه ، أعط هذه المهمة كل ما لديك ، دون أي إلهاء. عندما يرن المنبه ، قرر ما إذا كنت ستنهي المهمة أو تنهيها. خذ استراحة صغيرة ، ثم عد إلى هذه المهمة. كرر العملية حتى تكتمل المهمة.
يساعدك العمل على مهامك في هذه الأجزاء المكونة من 20 دقيقة على جذب نفسك إلى المنطقة حسب الحاجة ، بدلاً من أن تأمل في الوقوع فيها بالصدفة. وبمرور الوقت ، ستتمكن من الانزلاق إلى هذه العقلية بمفردك ، دون مساعدة جهاز توقيت.
الاستعانة بمصادر خارجية
هل تريد أن تكون أفضل نسخة ممكنة من نفسك وأكثرها فاعلية؟ مهام الاستعانة بمصادر خارجية هي مهارة حاسمة يجب على كل رائد أعمال ناجح والرئيس التنفيذي لفورتشن 500 إتقانها ، وكذلك أنت. عندما يمكنك تفويض المهام ، قم بذلك.
فكر في الأمر بهذه الطريقة: إذا كنت تركز بشدة على إكمال قائمة عملاقة من المهام الوضيعة كل يوم ، فلن تتمكن من التركيز على أهدافك الأكبر وقيمك الأساسية. من المفيد أيضًا أن تتذكر أنه من خلال التفويض كلما كان ذلك ممكنًا ، فإنك تساعد نفسك على النمو لأنك تمنح نفسك مساحة لتولي المهام الأحدث والأكثر تحديًا بنفسك ، ويمكنك تفويض شخص آخر للتعامل مع العناصر اليومية الأصغر في قائمة المهام الخاصة بك.
خذ استراحة
إذا كان هذا يبدو غير بديهي – فهو ليس كذلك. يعرف أنجح الناس في العالم اهمية الرعاية الذاتية . يعزف وارن بافيت على الجسر ويمارس القيثارة في أوقات فراغه. أوبرا وينفري تتأمل. سيمون كويل يتسلق الأشجار ويشاهد الرسوم المتحركة! النقطة المهمة هي أنه في بعض الأحيان يكون أفضل ما يمكنك فعله هو منح عقلك استراحة من المهمة التي بين يديك.
سواء كنت تقضي إجازة في هاواي أو تمشي وقت الغداء حول مبنى مكتبك ، فإن أخذ قسط من الراحة يمنح عقلك فرصة لإعادة ضبطه . يزيد من الإبداع والتركيز ويؤدي إلى حل المشكلات بشكل أفضل. إذا كنت تتساءل عن كيفية تحسين إدارة الوقت وتشعر أنك حاولت كل ما بوسعك ، فابتعد لمدة دقيقة أو دقيقتين. ستعود بتركيز متجدد وحيوية أكثر.
تعتبر مهارات إدارة الوقت الفعالة في صميم حياة أكثر سعادة وأكثر إرضاءً لأنك ستتمكن من التركيز وتحقيق النتائج التي تدفعك إلى شغفك. تخيل هذا الشعور القوي بالسلام الذي يأتي مع تحقيق ما حققته ؛ هذا الشعور في متناول يدك ، طالما أنك تلتزم باستعادة وقتك والعمل على تحقيق هدفك. مع إطار العمل المناسب لإدارة الوقت ومهارات إدارة الوقت الممتازة ، لم تعد مضطرًا لتخيل هذه الحالة – يمكنك تحقيقها والعيش فيها.
